Hướng dẫn thay đổi địa chỉ công ty cùng quận chi tiết, từ chuẩn bị hồ sơ đến quy trình thủ tục pháp lý. Hãy cùng Pháp lý Trí Nguyên tìm hiểu kỹ hơn trong bài viết dưới đây.

I: Căn cứ pháp lý

Khi địa điểm được chọn làm trụ sở ban đầu không còn phù hợp với tình hình phát triển của công ty. Việc lựa chọn thay đổi địa điểm là điều vô cùng cần thiết, thông thường các chủ doanh nghiệp sẽ lựa chọn chuyển trụ sở công ty qua một địa điểm khác trong cùng một quận/ huyện để tránh phát sinh các vấn đề liên quan đến thuế.

Luật doanh nghiệp 2020
Nghị định 01/2021/NĐ – CP
Luật quản lý thuế 2019
Thông tư 80/2021/TT-BTC
Nghị định 122/2021/NĐ-CP

Dù chỉ thay đổi trong cùng quận, doanh nghiệp vẫn bắt buộc phải đăng ký lại đăng ký thông tin với Phòng đăng ký kinh doanh và thông báo với cơ quan thuế trong thời hạn luật định.

II: Hồ sơ và thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận

1: Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cùng quận

Tùy thuộc từng loại hình doanh nghiệp, hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cùng quận bao gồm các giấy tờ sau:

Thông báo thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện (theo mẫu tại Phụ Lục II.1);
Quyết định của chủ sở hữu công ty TNHH 1 thành viên hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân về việc thay đổi địa chỉ trụ sở;
Quyết định và bản sao biên bản họp của hội đồng thành viên công ty hợp danh hoặc hội đồng thành viên công ty TNHH 2 thành viên trở lên về việc thay đổi địa chỉ trụ sở;
Quyết định và bản sao biên bản họp của đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần về việc thay đổi địa chỉ trụ sở;
Giấy ủy quyền đăng ký kinh doanh (ủy quyền cho 1 cá nhân nộp hồ sơ và nhận kết quả);
Bản sao công chứng còn thời hạn CCCD/hộ chiếu của người được ủy quyền.

>>Xem ngay: Hướng dẫn thay đổi địa chỉ công ty khác quận

2: Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận

Thủ tuc thay đổi địa chỉ công ty cùng quận sẽ trải qua 6 bước sau:

Bước	Nội dung công việc	Thời gian xử lý
Bước 1	Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo danh mục trên	1 ngày (nếu sử dụng dịch vụ)
Bước 2	Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Tài Chính nơi doanh nghiệp đặt trụ sở	Qua Cổng thông tin quốc gia: https://dangkykinhdoanh.gov.vn
Bước 3	Chờ xử lý hồ sơ	1 – 3 ngày làm việc
Bước 4	Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với địa chỉ mới cập nhật	Có thể nhận bản điện tử hoặc bản giấy
Bước 5	Thông báo thay đổi với cơ quan thuế	Trong vòng 10 ngày kể từ ngày thay đổi
Bước 6	Cập nhật địa chỉ mới với các cơ quan liên quan (ngân hàng, hóa đơn điện tử, BHXH…)	Tùy vào nội bộ doanh nghiệp

III: 4 việc phải làm sau khi thay đổi địa chỉ công ty cùng quận

1: Thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, các thông tin trên hóa đơn điện tử phải phản ánh đúng thực tế, đặc biệt là địa chỉ trụ sở doanh nghiệp.

Việc cần làm:

Cập nhật địa chỉ trụ sở mới trên mẫu hóa đơn đang sử dụng;
Điều chỉnh thông tin trên phần mềm hóa đơn điện tử;
Đăng ký/thông báo lại với Tổng cục Thuế nếu cần (tùy thuộc vào phần mềm đang dùng).

Hậu quả nếu không cập nhật: Hóa đơn có thể bị coi là không hợp lệ, ảnh hưởng đến khả năng kê khai, khấu trừ thuế, hoặc bị truy thu trong trường hợp thanh tra.

2: Cập nhật địa chỉ công ty với cơ quan BHXH

Địa chỉ công ty cũng là thông tin quan trọng trong hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) của người lao động.

Việc cần làm:
- Gửi công văn thông báo thay đổi địa chỉ đến cơ quan BHXH quận/huyện đang quản lý.
- Đính kèm bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.
Lưu ý: Nếu không cập nhật địa chỉ kịp thời, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong quá trình:
- Giao dịch điện tử với cơ quan BHXH;
- Thay đổi lao động, in sổ BHXH, xác nhận hưởng chế độ cho người lao động.

3: Gửi thông báo đến khách hàng, đối tác

Một thay đổi nhỏ như địa chỉ có thể ảnh hưởng lớn đến tính minh bạch pháp lý và độ tin cậy của doanh nghiệp nếu không được thông báo kịp thời cho các bên liên quan.

Việc cần làm:
- Gửi thông báo chính thức qua email/văn bản tới:
  - Khách hàng đang có hợp đồng cung cấp dịch vụ/sản phẩm;
  - Đối tác vận hành, nhà cung cấp phần mềm, kế toán, vận chuyển, v.v.;
    Ngân hàng đang giao dịch để cập nhật thông tin hồ sơ doanh nghiệp.
Tài liệu gửi kèm: Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.
Lợi ích:
- Tránh nhầm lẫn trong hóa đơn, hợp đồng, chuyển khoản;
- Thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm của doanh nghiệp trong giao dịch.

4: Làm lại bảng hiệu công ty theo

Theo quy định tại Điều 34 Luật Quảng cáo 2012, bảng hiệu công ty phải thể hiện đúng địa chỉ trụ sở chính, tên doanh nghiệp và mã số thuế. Việc chưa thay đổi bảng hiệu có thể dẫn đến xử phạt vi phạm hành chính, đặc biệt khi bị kiểm tra thực tế địa điểm kinh doanh.

Việc cần làm:
- Tháo dỡ bảng hiệu cũ có ghi địa chỉ cũ (nếu có);
- Thiết kế lại bảng hiệu đúng theo thông tin mới trên GCN ĐKDN;
- Đảm bảo bảng hiệu rõ ràng, đúng vị trí, đúng kích thước theo quy định tại địa phương.
Lưu ý: Nếu doanh nghiệp thuê nhà để đặt trụ sở, cần đảm bảo được chủ nhà cho phép treo bảng hiệu, tránh bị cưỡng chế tháo dỡ.

Sau khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty, doanh nghiệp không chỉ cần cập nhật giấy tờ pháp lý mà còn phải đồng bộ hóa thông tin trên các hệ thống quan trọng, đảm bảo thông suốt trong giao dịch và tuân thủ quy định pháp luật.

IV: Dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty tại Pháp Lý Trí Nguyên

Việc thay đổi địa chỉ công ty dù trong cùng quận hay khác quận đều đòi hỏi sự chính xác trong hồ sơ, quy trình và thời hạn xử lý. Nhiều doanh nghiệp tự thực hiện nhưng gặp phải tình trạng hồ sơ bị từ chối, thiếu sót giấy tờ, quên thông báo cơ quan thuế, hóa đơn bị sai thông tin, hoặc bị xử phạt hành chính chỉ vì sai sót nhỏ.

Chi phí trọn gói chỉ 1.000.000 đồng
Hoàn tất hồ sơ, thủ tục và bàn giao kết quả sau 3 – 5 ngày làm việc
Miễn phí bàn giao giấy phép kinh doanh tận nơi
Cam kết không phát sinh chi phí.

>>Xem ngay: Dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty cùng quận
>>Xem ngay: Thay đổi thông tin doanh nghiệp do thay đổi địa giới hành chính

Nếu bạn có bất kỳ vướng mắc hay câu hỏi nào, đừng ngần ngại bình luận bên dưới hoặc liên hệ ngay hotline: 0916.777.915 để được hỗ trợ sớm nhất và hoàn toàn miễn phí!

LIÊN HỆ NGAY

📞Hotline: 0916.777.915

ĐỂ ĐƯỢC HỖ TRỢ NHANH NHẤT

V: Một số câu hỏi thường gặp về thay đổi địa chỉ công ty cùng quận

Câu 1: Sau khi thay đổi địa chỉ, hóa đơn điện tử cũ còn dùng được không?

Không. Doanh nghiệp cần cập nhật lại thông tin địa chỉ trên mẫu hóa đơn điện tử. Việc tiếp tục sử dụng hóa đơn ghi địa chỉ cũ sau khi đã đổi trụ sở có thể bị coi là hóa đơn sai nội dung, dẫn đến không hợp lệ khi kê khai thuế.

Câu 2: Có cần thay đổi con dấu khi đổi địa chỉ công ty?

Không bắt buộc. Tuy nhiên, nếu con dấu hiện tại có khắc địa chỉ cũ, doanh nghiệp nên khắc lại con dấu mới để tránh sai lệch thông tin trên hồ sơ và chứng từ.

Câu 3: Thay đổi địa chỉ trong cùng quận có phải chốt thuế không?

Không cần chốt thuế. Theo quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC, việc thay đổi địa chỉ trong cùng quận/huyện không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý, nên doanh nghiệp chỉ cần thông báo cập nhật thông tin, không cần làm thủ tục chốt thuế.

Câu 4: Trường hợp thuê văn phòng ảo (văn phòng đại diện) có được đăng ký làm địa chỉ công ty không?

Có thể, nếu đơn vị cho thuê đảm bảo đầy đủ pháp lý – hợp đồng thuê hợp lệ – địa chỉ rõ ràng, có quyền sử dụng. Tuy nhiên, nên chọn nhà cung cấp uy tín, vì sử dụng địa chỉ không hợp lệ có thể bị cơ quan đăng ký doanh nghiệp từ chối.

Câu 5: Có phải thay đổi địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu không?

Không còn bắt buộc. Từ Luật Doanh nghiệp 2020, con dấu không cần thông báo mẫu dấu, và doanh nghiệp được tự quản lý con dấu, nên không cần giấy chứng nhận mẫu dấu như trước đây.