Hướng dẫn thay đổi địa chỉ công ty khác quận – Cập nhật 2025

Thay đổi địa chỉ công ty khác quận, khi doanh nghiệp phát triển và mở rộng quy mô, việc di dời văn phòng đến địa điểm mới là điều tất yếu. Tuy nhiên, nếu thay đổi địa chỉ công ty sang quận khác, doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy định pháp luật để tránh bị xử phạt. Bài viết này Pháp Lý Trí Nguyên sẽ giúp bạn hiểu rõ về quy trình chuẩn bị hồ sơ, thủ tục, cùng như các việc cần làm sau khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận.

I: Căn cứ pháp lý

Việc thay đổi địa công ty sang quận khác không chỉ là thủ tục hành chính đơn thuần, mà còn liên quan trực tiếp đến đăng ký doanh nghiệp và đăng ký thuế.

• Luật doanh nghiệp 2020
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp
• Luật quản lý thuế 2019
• Nghị định 122/2021/NĐ-CP về xử phạt hành chính trong lĩnh vực kế hoạch đầu tư
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn, chứng từ
• Thông tư 105/2020/TT-BTC hướng dẫn đăng ký thuế

II: Các trường hợp khi xảy ra khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận

Khi doanh nghiệp thay đổi địa chủ công ty khác quận, quá trình này dẫn đến việc cơ quan quản lý thuế thay đổi. Bất kể doanh nghiệp của bạn do Cục thuế hay chi cục thuế quản lý. Đây là điểm khác biệt lớn nhất so với việc chuyển địa chỉ cùng quận.

Vì vậy, thủ tục cũng sẽ có sự khác nhau đáng kể tùy thuộc vào loại hình quản lý của doanh nghiệp.

1: Đối với doanh nghiệp do Cục thuế quản lý

Thông thường là các doanh nghiệp lớn có vốn đầu tư nước ngoài , công ty kinh doanh bất động sản, chứng khoán, bảo hiểm, ngân hàng hoặc các doanh nghiêp cố quy mô doanh thu lớn được cục thuế quản lý.

• Đặc điểm: Dù chuyển quận hoặc huyện, doanh nghiệp vẫn thuộc sự quản lý của cùng một Cục thuế. Tuy nhiên, cơ quan thuế quản lý hồ sơ trực tiếp (Chi cục Thuế) sẽ thay đổi.
• Doanh nghiệp muốn thay đổi địa chỉ công ty sang quận khác bắt buộc phải hoàn tất thủ tục, chốt thuế tại Chi cục Thuế quận cũ trước khi thực hiện các thủ tục khác

2: Đối với doanh nghiệp do Chi cục thuế quản lý

Đây là trường hợp phổ biết nhất, áp dụng cho hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Khi thay đổi địa chỉ công ty sang quận/ huyện khác, cơ quan quản lý thuế trực tiếp (Chi cục Thuế) và địa điểm kinh doanh sẽ thay đổi cùng lúc.

• Đặc điểm: Việc chuyển đổi địa điểm kinh doanh từ quận này sang quận khác đồng nghĩ với việc doanh nghiệp sẽ thuộc quản lý của Chi cục Thuế mới tại quận mới
• Cũng với trường hợp trên, trước khi chuyển đổi địa điểm địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp phải chốt thuế tại Chi cục Thuế tại quận cũ trước khi thực hiện bất kỳ thủ tục khác tại Sở Tài Chính. Việc không làm đúng trình tự sẽ khiến hồ sơ của bạn bị từ chối tốn thời gian.

III: Hồ sơ và thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận

1: Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty khác quận

Hồ sơ thay đổi địa công ty khác quận bao gồm các giấy tờ sau:

• Thông báo thay đổi trụ sở công ty (theo mẫu tại Phụ lục II-1 Ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT) do người đại diện theo pháp luật ký.
• Quyết định và biên bản họp:

• Đối với công ty cổ phần: Quyết định và bản sao biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi địa chỉ công ty
• Đối với công ty TNHH 1 thành viên: Quyết định của chủ sở hữu về việc thay đổi địa chỉ công ty
• Đối với Công ty TNHH 2 thành viên trở lên: Quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên về việc thay đổi địa chỉ công ty.

• Thông báo cập nhật số điện thoại (bắt buộc nếu công ty chưa đăng ký số điện thoại khi thành lập).
• Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ và nhận kết quả tại Sở Tài Chính (nếu có).
• Bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu của người được ủy quyền.

2: Quy trình 4 bước đổi địa chỉ công ty khác quận

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận sẽ trải qua 4 bước sau:

Bước 1: Hoàn tất nghĩa vụ thuế tại cơ quan thuế quận cũ

Đây là bước quan trọng nhất và bắt buộc khi thay đổi địa chỉ làm thay đổi cơ quan quản lý thuế.

• Nộp Tờ khai điều chỉnh thông tin đăng ký thuế (Mẫu 08-MST) tại Chi cục Thuế đang quản lý.
• Thực hiện quyết toán thuế và nộp đầy đủ các nghĩa vụ tài chính nếu có yêu cầu từ cơ quan thuế cũ.
• Nhận Thông báo chuyển địa điểm từ Chi cục Thuế quận cũ.

Bước 2: Nộp hồ sơ thay đổi tại Phòng Đăng ký kinh doanh

• Cơ quan tiếp nhận: Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở mới.
• Thời hạn: Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận thông báo chuyển địa điểm của cơ quan thuế.
• Hình thức nộp: Nộp trực tiếp hoặc qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới

Sau khi hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với thông tin địa chỉ trụ sở chính tại quận mới.

Bước 4: Cập nhật thông tin với cơ quan thuế quận mới

• Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ đăng ký thay đổi thông tin thuế (thường là mẫu 08-MST đã được tích chọn) tại Chi cục Thuế quận mới.
• Cập nhật thông tin trên hóa đơn điện tử để đảm bảo hóa đơn hợp lệ.

IV: 4 việc cần làm sau khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp cần thực hiện ngay các công việc sau để đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn và tuân thủ quy định pháp luật:

1: Cập nhật thông tin hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là chứng từ quan trọng trong hoạt động kinh doanh, và thông tin trên hóa đơn phải khớp 100% với thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Khi thay đổi địa chỉ khác quận, thông tin này cũng phải được cập nhật trên hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế.

Cách thực hiện:

• Đăng nhập hệ thống hóa đơn điện tử.
• Thực hiện thủ tục “Thông báo thay đổi thông tin hóa đơn điện tử” kèm bản sao GCNĐKKD mới.
• Được cơ quan thuế phê duyệt trước khi tiếp tục xuất hóa đơn.
• Sử dụng hóa đơn có địa chỉ cũ sẽ bị coi là hóa đơn không hợp pháp, không được khấu trừ thuế GTGT và có thể bị phạt 4-8 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

2: Cập nhật thông tin tại Ngân hàng

Ngân hàng yêu cầu hồ sơ mở tài khoản doanh nghiệp phải trùng khớp hoàn toàn với GCNĐKDN. Nếu địa chỉ đã thay đổi mà chưa cập nhật, giao dịch chuyển khoản hoặc thanh toán quốc tế có thể bị từ chối.

• Cách thực hiện:
  • Chuẩn bị GCNĐKKD mới và giấy tờ pháp lý của người đại diện pháp luật.
  • Nộp hồ sơ thay đổi thông tin tại quầy giao dịch ngân hàng.
  • Xác nhận hoàn tất cập nhật trên hệ thống ngân hàng.
• Rủi ro
  • Không thể nhận hoặc chuyển tiền từ đối tác.
  • Chậm nộp thuế hoặc trả lương do giao dịch bị treo.

3: Điều chỉnh thông tin trên giấy phép con (nếu có)

Các ngành nghề kinh doanh có điều kiện như: Dịch vụ ăn uống, vận tải, xây dựng, giáo dục, y tế,…..đều cần giấy phép con. Khi thay đổi địa chỉ trụ sở, thông tin trên giấy phép con phải được điều chỉnh tương ứng để đảm bảo tính pháp lý.

Cách thực hiện:

• Liên hệ cơ quan cấp giấy phép con để nộp hồ sơ điều chỉnh (thường gồm đơn đề nghị, bản sao GCN ĐKKD mới, giấy phép con cũ).
• Nhận giấy phép con điều chỉnh thông tin địa chỉ.

Rủi ro:

• Giấy phép con mất hiệu lực, doanh nghiệp có thể bị đình chỉ hoạt động, xử phạt hành chính và buộc ngừng cung cấp dịch vụ cho đến khi điều chỉnh xong.

4: Thông báo cho đối tác, khách hàng và cơ quan liên quan

Việc thay đổi địa chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến giao dịch thương mại, hợp đồng, thư từ, hóa đơn và liên lạc. Nếu đối tác, khách hàng không được thông báo, có thể dẫn đến gián đoạn hợp đồng hoặc thất lạc chứng từ quan trọng.

• Cách thực hiện:
  • Gửi thông báo chính thức qua email, văn bản hoặc trên website, mạng xã hội của công ty.
  • Cập nhật thông tin địa chỉ trên tất cả nền tảng giao dịch (website, chữ ký email, catalogue, hồ sơ thầu…).
• Rủi ro nếu bỏ sót:
  • Mất liên lạc với khách hàng, ảnh hưởng uy tín.
  • Chậm trễ thanh toán hoặc ký kết hợp đồng mới.

V: Những lưu ý khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận

Lưu ý: Căn cứ Khoản 2, Điều 31 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản về việc thay đổi địa điểm công ty với Cơ quan Đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày. Quá thời hạn nêu trên, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định tại Nghị định 122/2021/NĐ-CP cụ thể như sau:

• Xử lý hóa đơn đã phát hành: Nếu doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế, cần làm thông báo thay đổi thông tin hóa đơn (mẫu 01/THĐT) gửi cơ quan thuế trước khi sử dụng hóa đơn với địa chỉ mới. Trường hợp còn hóa đơn giấy chưa sử dụng hết, phải thực hiện thông báo hủy hoặc đăng ký thay đổi thông tin trên hóa đơn theo quy định tại Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Con dấu: Theo Luật Doanh nghiệp 2020, con dấu không bắt buộc phải thể hiện địa chỉ công ty. Doanh nghiệp chỉ cần khắc lại con dấu nếu con dấu cũ có thông tin địa chỉ và muốn cập nhật.

>Xem ngay: Dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty khác quận 
>Xem ngay: Hướng dẫn thay đổi địa chỉ công ty cùng quận

Việc thay đổi địa chỉ công ty khác quận tưởng chừng đơn giản nhưng thực tế liên quan đến nhiều thủ tục pháp lý, thuế và hậu kiểm. Để tránh mất thời gian, công sức và đảm bảo hồ sơ đúng ngay từ đầu, hãy để Pháp Lý Trí Nguyên đồng hành cùng bạn.
Nếu bạn có bất kỳ vướng mắc hay câu hỏi nào, đừng ngần ngại bình luận bên dưới hoặc liên hệ ngay hotline: 0916.777.915 để được hỗ trợ sớm nhất và hoàn toàn miễn phí!

VI: Một số câu hỏi thường gặp về thay đổi địa chỉ công ty khác quận

Câu 1: Thay đổi địa chỉ công ty khác quận có cần chốt thuế không?

Có. Theo Điều 36 Luật Quản lý thuế 2019, khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý (như chuyển sang quận khác), phải thực hiện thủ tục chốt nghĩa vụ thuế tại Chi cục Thuế cũ trước khi đăng ký thay đổi tại Sở Kế hoạch & Đầu tư.

Câu 2: Có thể thay đổi địa chỉ công ty khác quận online không?

Có. Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, vẫn phải hoàn tất bước chốt thuế trực tiếp tại cơ quan thuế cũ trước khi nộp hồ sơ online.

Câu 3: Khi thay đổi địa chỉ khác quận, có phải khắc lại con dấu không?
Không bắt buộc theo Luật Doanh nghiệp 2020. Doanh nghiệp chỉ cần đảm bảo con dấu đang sử dụng không thể hiện thông tin địa chỉ hoặc nếu có thì phải khắc lại cho đúng.

Câu 4: Có bắt buộc thay đổi thông tin hóa đơn điện tử không?
Có. Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, thông tin trên hóa đơn điện tử phải khớp với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu không cập nhật, hóa đơn sẽ không hợp lệ và có thể bị xử phạt.