Căn cứ theo quy định tại Khoản 2 Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, để thay đổi địa chỉ trụ sở chính trên giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp cần có các giấy tờ sau đây:

1. Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;

2. Nghị quyết, quyết định về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp của:

• Chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH một thành viên);
• Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH 2 TV trở lên và công ty hợp danh);
• Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần).

3. Bản sao biên bản họp về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp của:

• Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH 2 TV trở lên và công ty hợp danh);
• Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần).

Lưu ý:

Trường hợp người đi nộp hồ sơ không phải là chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp thì cần bổ sung vào hồ sơ các giấy tờ sau:

1. Văn bản ủy quyền hợp pháp;
2. Giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền (CCCD/hộ chiếu còn hiệu lực).

Địa giới hành chính là đường ranh giới phân chia các đơn vị hành chính của một quốc gia. Nó được đánh dấu bằng các mốc địa giới cụ thể trên thực địa và được thể hiện rõ ràng trên bản đồ hành chính.

Theo đó, thay đổi hay điều chỉnh địa giới hành chính là việc điều chỉnh ranh giới, phạm vi, hoặc trạng thái của các đơn vị hành chính trong một quốc gia, nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước, phát triển kinh tế – xã hội, quốc phòng, an ninh, hoặc giải quyết các vấn đề khác.

Các hình thức thay đổi địa giới hành chính phổ biến bao gồm:

• Thành lập đơn vị hành chính mới: Tạo ra một đơn vị hành chính mới
• Giải thể đơn vị hành chính: Hủy bỏ một đơn vị hành chính đang tồn tại
• Sáp nhập đơn vị hành chính: Hợp nhất hai hoặc nhiều đơn vị hành chính
• Chia đơn vị hành chính: Tách nhỏ một đơn vị hành chính thành hai hoặc nhiều đơn vị mới
• Điều chỉnh địa giới: Thay đổi ranh giới của đơn vị hành chính hiện có mà không làm thay đổi tên gọi
• Đổi tên đơn vị hành chính

Khi địa giới hành chính thay đổi ảnh hưởng đến trụ sở chính, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau: 

• Cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp:
  • Bắt buộc nộp hồ sơ (Thông báo bổ sung/cập nhật thông tin) tại Sở Tài Chính nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
  • Thủ tục này được miễn lệ phí.
  • Có thể nộp trực tiếp hoặc qua Cổng Thông tin Đăng ký doanh nghiệp Quốc gia.
• Cập nhật thông tin với cơ quan thuế:
  • Cơ quan thuế thường tự động cập nhật, nhưng doanh nghiệp cần chủ động cập nhật địa chỉ trên phần mềm hóa đơn điện tử, chữ ký số và các tờ khai chưa nộp.
  • Nếu có sự thay đổi cơ quan thuế quản lý (do thay đổi cấp huyện/tỉnh), cần làm tờ khai chuyển cơ quan thuế.
• Các công việc khác (khuyến nghị):
  • Làm lại con dấu (nếu có địa chỉ cũ).
  • Cập nhật bảng hiệu, website, danh thiếp và các tài liệu quảng cáo.
  • Thông báo cho đối tác, khách hàng, ngân hàng để tránh gián đoạn giao dịch.
  • Kiểm tra và cập nhật các hợp đồng, giấy phép con khác có liên quan.

Việc chủ động cập nhật thông tin sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động thông suốt và tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Khi cập nhật thông tin thay đổi địa giới hành chính trên Giấy phép kinh doanh (nay là Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp), bạn cần lưu ý một số điểm quan trọng để quá trình diễn ra thuận lợi và chính xác:

• Nắm rõ thời gian và lộ trình thay đổi
• Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ chuẩn xác
• Ưu tiên nộp hồ sơ trực tuyến: Tiết kiệm thời gian và chi phí, hồ sơ được xử lý nhanh chóng
• Cập nhật, đồng bộ thông tin trên các giấy tờ, ấn phẩm, vật phẩm có liên quan như con dấu, thông tin bảng hiệu, website, danh thiếp…..
• Kiểm tra và làm lại các giấy phép con (nếu có) có ghi địa chỉ cũ.

Việc cập nhật địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính là một việc làm cần thiết để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động đúng pháp luật và thuận tiện trong giao dịch. Hãy thực hiện sớm để tránh những rắc rối không đáng có.