Địa chỉ hóa đơn không trùng giấy phép kinh doanh – Hóa đơn có được chấp nhận không?

Địa chỉ hóa đơn không trùng giấy phép kinh doanh(GPKD), vậy trong trường hợp này, hóa đơn có còn hợp lệ không? Có được kê khai thuế, khấu trừ thuế đầu vào không? Việc xử lý sai lệch này cần tuân thủ các quy định nào để đảm bảo doanh nghiệp không bị phạt hành chính hoặc bị từ chối khấu trừ thuế? Bài viết dưới đây Pháp Lý Trí Nguyên sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ các quy định và có các giải pháp phù hợp theo quy định mới nhất.

I: Căn cứ pháp lý

Khi lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định pháp luật về nội dung bắt buộc trên hóa đơn. Trong đó các thông tin về tên, địa chỉ, mã số thuế của người người bán là những yếu tố không thể thiếu.

• Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP
• Khoản 2, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP

II: Trường hợp sai lệch: Phân loại và cách xử lý

Không phải mọi trường hợp địa chỉ hóa đơn không trùng khớp với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GPKD) đều bị đánh giá là hóa đơn không hợp lệ. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần xác định rõ nguyên nhân gây ra sai lệch, để áp dụng cách xử lý phù hợp theo quy định của pháp luật. Dưới đây là các trường hợp phổ biến:

1: Sai địa chỉ do lỗi đánh máy, thiếu thông tin, ghi sai đơn vụ hành chính

Các sai sót thường gặp có thể kể đến:

• Ghi thiếu số nhà, thiếu tên đường
• Ghi sai tên xã, phường
• Ghi nhầm quận/ huyện
• Ghi sai đơn vị hành chính sau khi đổi 

Cách xử lý:

• Nếu mã số thuế của người bán hoặc người mua vẫn chính xác và các nội dung khác không bị sai, thì không cần lập lại hóa đơn
• Doanh nghiệp chỉ cần lập thông báo sau sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT) gửi đến cơ quan thuế, đồng thời thông báo cho bên mua.

Hóa đơn điện tử trong trường hợp này vẫn được xem là hợp lệ, được kê khai thuế nếu xử lý đúng theo quy định.

2: Ghi địa chỉ mới sau khi chuyển trụ sở, nhưng chưa cập nhật GPKD

Tình huống phổ biến:

• Doanh nghiệp chuyển văn phòng làm việc hoặc nhà xưởng đến địa chỉ mới, nhưng chưa kịp nộp hồ sơ thay đổi giấy phép kinh doanh tại Sở Tài Chính
• Trên hệ thống hóa đơn điện tử, doanh nghiệp đã cập địa chỉ mới khi xuất hóa đơn

Rủi ro:

• Hệ thống vẫn ghi nhận địa chỉ cũ theo GPKD
• Đối chiếu với thông tin trên hóa đơn có thể phát sinh chênh lệch, ảnh hưởng trực tiếp đến việc khấu trừ thuế hoặc quyết toán thuế.

Cách xử lý:

• Doanh nghiệp nên hoàn tất thủ tục thay đổi địa chỉ trên GPKD trong thời gian sớm nhất.
• Trong thời gian chờ cập nhật: Doanh nghiệp có thể gửi văn bản giải trình kèm theo hồ sơ chuyển địa điểm khi làm việc với cơ quan thuế.
• Trong trường hợp cần thiết, nên liên hệ bộ phận hỗ trợ của Tổng cục Thuế hoặc Chi cục Thuế địa phương để xác minh thông tin cập nhật.

3: Ghi địa chỉ mới do địa phương thay đổi địa giới hành chính

Đây là một trong những trường hợp phát sinh nhiều trong giai đoạn 2023 – 2025, khi nhiều tỉnh, thành có quyết định sáp nhập, đổi tên phường/ xã, đặc biệt từ từ ngày 01/07/2025 sáp nhập tỉnh thành trên cả nước. Điều này dẫn đến:

• Địa chỉ thực tế trên hóa đơn là tên của phường mới
• Nhưng trên giấy phép kinh doanh vẫn để tên của phường cũ (chưa kịp cập nhật)

Vậy nên, Không phải mọi sai sót về địa chỉ đều khiến hóa đơn không hợp lệ. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần xử lý đúng trình tự pháp lý, tránh để kéo dài, làm ảnh hưởng đến quyền lợi về thuế và uy tín pháp lý.

III: Sai lệch do thay đổi địa giới hành chính: Có được chấp nhận không?

1:  Thực tế phát sinh do sáp nhập, đổi tên đơn vị hành chính 

Trong thời gian gần đây, nhiều địa phương trên cả nước thực hiện sắp xếp lại đơn vị hành chính cấp xã, cấp huyện, theo các Nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội. Việc này dẫn đến thay đổi tên xã, phường, thị trấn mà doanh nghiệp đang đặt trụ sở.

Ví dụ thực tế:

• Xã Bình Hòa (TX. Thuận An, Bình Dương) sau sáp nhập trở thành phường Bình Hòa;
• Một số xã tại Hà Nội, TP.HCM, Bình Phước, Quảng Nam… được nhập vào các phường, đổi tên hành chính;
• Doanh nghiệp hoạt động bình thường, không chuyển địa điểm, nhưng địa chỉ thực tế đã bị thay đổi tên theo quy định mới.

Hậu quả là: Địa chỉ trên hóa đơn ghi theo đơn vị hành chính mới nhưng lại không khớp với địa chỉ cũ trên GPKD.

2. Cơ quan thuế có chấp nhận hóa đơn ghi theo địa chỉ mới?

Theo hướng dẫn thực tế từ Tổng cục Thuế và Chi cục Thuế tại nhiều địa phương, trường hợp này có thể được chấp nhận tạm thời nếu doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện sau:

Mặc dù không có quy định cụ thể trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP cho riêng trường hợp này, nhưng cơ quan thuế thường chấp thuận linh hoạt nếu doanh nghiệp có giải trình rõ ràng và không phát sinh hành vi gian lận.

3: Lưu ý khi xử lý hóa đơn sai địa chỉ do đổi địa giới hành chính

Dù địa chỉ không thay đổi về vị trí địa lý, nhưng tên đơn vị hành chính đã đổi, thì doanh nghiệp vẫn phải thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở

• Không nên chủ quan cho rằng đây là lỗi “không quan trọng”.
• Doanh nghiệp vẫn có trách nhiệm cập nhật thông tin trong thời gian sớm nhất;
• Nếu đã phát hành hóa đơn ghi địa chỉ mới:
  • Lập hồ sơ giải trình sẵn sàng khi cơ quan thuế kiểm tra
  • Không cần hủy hóa đơn nếu các điều kiện về mã số thuế, nội dung khác đều đúng
  • Nộp thông báo sai sót (nếu cần) hoặc công văn giải trình kèm tài liệu liên quan.

Hóa đơn ghi địa chỉ mới do thay đổi địa giới hành chính vẫn có thể được chấp nhận để kê khai và khấu trừ thuế nếu có căn cứ hợp lệ và giải trình rõ ràng. Tuy nhiên, để tránh rủi ro về pháp lý và thuế, doanh nghiệp cần chủ động cập nhật thông tin đăng ký kinh doanh phù hợp với địa giới mới.

IV: Rủi ro khi không cập nhật địa chỉ trên GPKD

1: Rủi ro về tính hợp lệ của hóa đơn

• Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, địa chi trên hóa đơn phải trùng khớp với địa chỉ đăng ký tại cơ quan thuế và cơ quan đăng ký kinh doanh. 
• Khi địa chỉ trên hóa đơn không khớp với GPKD, hóa đơn có thể bị coi là không hợp lệ nếu không thuộc trường hợp được chấp nhận
• Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc khấu trừ thuế giá trị gia tăng  hoặc bị loại khỏi chi phí được tính khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

2. Bị xử phạt hành chính về thuế

• Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi sử dụng hóa đơn có thông tin không đúng với GPKD có thể bị xử phạt:
  • Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng nội dung.
  • Trường hợp hóa đơn bị đánh giá là sử dụng sai mục đích có thể bị xử lý nghiêm trọng hơn, thậm chí truy thu thuế.

3. Gây khó khăn trong quá trình kiểm tra, đối chiếu thông tin

• Khi cơ quan thuế hoặc đối tác thực hiện kiểm tra hồ sơ, việc không đồng nhất địa chỉ giữa các chứng từ có thể khiến doanh nghiệp bị nghi ngờ về tính minh bạch.
• Việc này ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín doanh nghiệp, nhất là trong hoạt động đấu thầu, ký hợp đồng hoặc giao dịch tài chính.

4. Nguy cơ bị đánh giá là cố tình che giấu thông tin

• Trường hợp doanh nghiệp đã biết rõ có sự thay đổi nhưng vẫn không thực hiện cập nhật GPKD thì có thể bị xem là cố ý vi phạm quy định về kê khai thông tin đăng ký kinh doanh.
• Điều này có thể ảnh hưởng đến việc xác minh trụ sở hoạt động thực tế, đặc biệt khi cơ quan quản lý thuế tiến hành kiểm tra đột xuất.

 5. Ảnh hưởng đến khả năng khấu trừ thuế của đối tác

• Nếu doanh nghiệp xuất hóa đơn sai địa chỉ, đối tác mua hàng có thể không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Từ đó, doanh nghiệp bán hàng có thể phải hủy hóa đơn hoặc lập lại hóa đơn mới, gây mất thời gian và phát sinh rắc rối trong quan hệ thương mại.

V: Một số lưu ý quan trọng – Doanh nghiệp nên làm gì để xử lý đúng luật

Để tránh các rủi ro pháp lý và đảm bảo thông tin doanh nghiệp luôn nhất quán, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các bước điều chỉnh địa chỉ trụ sở khi có thay đổi địa giới hành chính, kể cả khi không di chuyển trụ sở thực tế. Dưới đây là những lưu ý quan trọng:

1. Chủ động tra cứu thông tin thay đổi địa giới hành chính

• Doanh nghiệp cần theo dõi các nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội, quyết định của Chính phủ hoặc thông báo từ UBND cấp tỉnh nơi đặt trụ sở.
• Có thể tra cứu trên:
  • Website luatvietnam.vn  hoặc vbpl.vn 
  • Cổng thông tin điện tử Sở Tài Chính

2. Kiểm tra thông tin đăng ký kinh doanh và thuế

• So sánh địa chỉ hiện tại trên:
  • Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GPKD)
  • Thông báo mã số thuế
  • Hóa đơn điện tử

3. Thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

Trường hợp chỉ thay đổi tên địa danh do điều chỉnh địa giới hành chính, doanh nghiệp vẫn cần:

• Nộp hồ sơ thay đổi đăng ký doanh nghiệp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
• Không cần hợp đồng thuê mới, không thay đổi mã số thuế, không thay đổi địa điểm hoạt động thực tế.

>>Xem ngay: Dịch vụ thay đổi thông tin doanh nghiệp do thay đổi địa giới hành chính

4. Thực hiện thủ tục thay đổi thông tin hóa đơn điện tử

• Sau khi thay đổi GPKD, doanh nghiệp cần thông báo thay đổi thông tin trên hóa đơn điện tử với cơ quan thuế quản lý.
• Nộp mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (nếu dùng hóa đơn của cơ quan thuế) hoặc cập nhật trên phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

5. Cập nhật địa chỉ với ngân hàng, đối tác, các cơ quan liên quan

• Sau khi hoàn tất thay đổi trên GPKD và thuế, cần:
  • Thông báo cho ngân hàng, bảo hiểm xã hội, đối tác, bên cho thuê văn phòng
  • Điều chỉnh địa chỉ trên website, profile doanh nghiệp, chữ ký email, các ứng dụng pháp lý, đảm bảo sự đồng bộ.

 6. Lưu trữ hồ sơ và văn bản pháp lý đầy đủ

• Doanh nghiệp nên lưu lại:
  • Văn bản pháp lý thể hiện lý do thay đổi địa giới hành chính
  • Giấy phép cũ và mới
  • Biên nhận hồ sơ
• Đây là bằng chứng pháp lý khi cần giải trình với cơ quan nhà nước hoặc đối tác.

• >>Xem ngay: Dịch vụ hóa đơn điện tử
• >>Xem ngay: Dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty

Việc thay đổi địa chỉ công ty do điều chỉnh địa giới hành chính là một việc tưởng chừng đơn giản, nhưng lại kéo theo nhiều hệ quả pháp lý nếu doanh nghiệp không kịp thời cập nhật thông tin trên hóa đơn.

Với kinh nghiệm thực hiện hàng trăm hồ sơ cập nhật thay đổi thông tin doanh nghiệp và xử lý các vấn đề về hóa đơn – thuế, Pháp Lý Trí Nguyên cam kết:

• Tư vấn cập nhật thông tin doanh nghiệp đúng quy định
• Hỗ trợ điều chỉnh hóa đơn điện tử sai địa chỉ
• Đại diện làm việc với cơ quan thuế, Sở Tài Chính tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp
• Cam kết chi phí minh bạch, đúng luật, không phát sinh

Nếu bạn có bất kỳ vướng mắc hay câu hỏi nào, đừng ngần ngại bình luận bên dưới hoặc liên hệ ngay hotline: 0916.777.915 để được hỗ trợ sớm nhất và hoàn toàn miễn phí!

VI: Một số câu hỏi thường gặp về hóa đơn khi địa chỉ sai lệch

Câu 1: Địa chỉ trên hóa đơn lệch 1 – 2 ký tự so với địa danh mới, hóa đơn có bị loại?

Có thể bị loại nếu:

• Sai lệch địa chỉ khi đối chiếu với thông tin trên GPKD và cơ sở dữ liệu thuế
• Bên mua hàng kiểm tra không khớp, từ chối khấu trừ thuế

Khuyến nghị: Cập nhật lại hóa đơn ngay sau khi điều chỉnh GPKD, tránh trường hợp hóa đơn bị xuất nhầm địa chỉ gây tranh chấp.

Câu 2: Có bị xử phạt không nếu chưa kịp cập nhật địa chỉ mới mà đã xuất hóa đơn?

Có thể bị xử phạt theo Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, nếu:

• Không thông báo thay đổi thông tin hóa đơn đúng thời hạn
• Thông tin hóa đơn không khớp với đăng ký thuế, dù lý do là do địa giới hành chính

Mức phạt có thể từ 2 – 8 triệu đồng, tùy mức độ sai phạm và số lượng hóa đơn liên quan.

Câu 3: Khi nào bắt buộc phải hủy hóa đơn cũ để phát hành mẫu mới?

Trong các trường hợp sau:

• Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn theo mẫu có sẵn địa chỉ
• Địa chỉ cũ in trên hóa đơn không còn phù hợp với GPKD mới
• Phát sinh các lỗi sai khi kê khai thuế hoặc bên mua yêu cầu hóa đơn khớp thông tin