Thay đổi địa chỉ công ty cần làm gì? Hướng dẫn chi tiết từ A-Z

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể cần thay đổi địa chỉ công ty vì nhiều lý do như mở rộng quy mô, tối ưu chi phí thuê văn phòng, hoặc thay đổi địa giới hành chính. Việc thay đổi địa chỉ công ty không chỉ đơn giản là chuyển văn phòng, mà còn kéo theo nhiều thủ tục pháp lý cần thực hiện đúng quy định để tránh xử phạt. Bài viết dưới đây, Pháp Lý Trí Nguyên sẽ giúp bạn hiểu rõ quy trình cũng như các thủ tục về thay đổi địa chỉ công ty, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tránh sai sót.

I. Cơ sở pháp lý về thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty hiện nay được điều chỉnh bởi nhiều văn bản pháp luật quan trọng, bao gồm:

• Luật Doanh nghiệp 2020: Đây là văn bản cốt lõi, quy định chung về tổ chức, hoạt động và đăng ký của doanh nghiệp, bao gồm các thay đổi về trụ sở chính.
• Nghị định số 01/2021/NĐ-CP của Chính phủ: Hướng dẫn chi tiết về hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp, trong đó có thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở.
• Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT của Bộ Kế hoạch và Đầu tư: Ban hành các mẫu biểu sử dụng trong đăng ký doanh nghiệp và hướng dẫn quy trình nộp hồ sơ.
• Thông tư số 105/2020/TT-BTC của Bộ Tài chính: Quy định về đăng ký thuế, liên quan đến việc thay đổi thông tin địa chỉ với cơ quan thuế.

II. Các trường hợp thay đổi trụ sở công ty

Doanh nghiệp có thể thay đổi địa chỉ trụ sở chính trong các trường hợp sau:

• Thay đổi địa chỉ trong cùng quận/huyện: Doanh nghiệp chuyển trụ sở sang một địa điểm khác nhưng vẫn thuộc cùng đơn vị hành chính cấp quận/huyện.
• Thay đổi địa chỉ sang quận/huyện hoặc tỉnh/thành phố khác: Trường hợp này yêu cầu doanh nghiệp thực hiện thêm thủ tục với cơ quan thuế để chuyển địa điểm quản lý thuế.
• Thay đổi địa chỉ do yêu cầu pháp lý: Ví dụ, địa chỉ hiện tại không đáp ứng điều kiện đăng ký (như không có thực tế tồn tại hoặc không phù hợp với quy định pháp luật).
• Thay đổi để phù hợp với chiến lược kinh doanh: Doanh nghiệp muốn chuyển đến vị trí thuận lợi hơn để mở rộng thị trường, tiếp cận khách hàng hoặc tối ưu chi phí.
• Thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính: Khi ranh giới hành chính của khu vực có trụ sở công ty thay đổi.

Mỗi trường hợp sẽ có yêu cầu cụ thể về hồ sơ và quy trình, do đó doanh nghiệp cần xác định rõ tình huống của mình để chuẩn bị phù hợp.

Xem thêm: Hướng dẫn thay đổi giấy phép kinh doanh 2025 

III. Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty

Để thực hiện việc thay đổi địa chỉ trụ sở, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty đầy đủ bao gồm các tài liệu sau:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: Mẫu Mẫu II-1 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
• Quyết định của chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi địa chỉ trụ sở:
  • Đối với công ty TNHH 1 thành viên, doanh nghiệp tư nhân: Quyết định của chủ sở hữu về việc thay đổi trụ sở công ty.
  • Đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty hợp danh: Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên về việc thay đổi trụ sở công ty.
  • Đối với công ty cổ phần: Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi trụ sở công ty.
• Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật của công ty).
• Bản sao chứng thực CMND/CCCD/hộ chiếu của người được ủy quyền.
• Thông báo cập nhật số điện thoại (bắt buộc nếu công ty chưa đăng ký số điện thoại khi thành lập).

IV. Thủ tục và Quy trình thay đổi địa chỉ công ty

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty nhìn chung gồm các bước giống nhau, tuy nhiên có sự khác biệt quan trọng nếu địa chỉ mới khác quận, khác tỉnh do liên quan đến thủ tục chuyển cơ quan thuế và mã số thuế.

1. Các bước chung trong quy trình thay đổi địa chỉ công ty

Dù thay đổi địa chỉ trong trường hợp nào, doanh nghiệp cũng sẽ trải qua các bước cơ bản sau:

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ: Thu thập đầy đủ các tài liệu cần thiết như đã liệt kê ở mục III. Đảm bảo thông tin trên các tài liệu chính xác và khớp với nhau.
• Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh: Doanh nghiệp nộp 01 bộ hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài Chính nơi công ty đặt trụ sở hoặc nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn).
• Bước 3: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ: Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra tính hợp lệ của các giấy tờ.
  • Nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy biên nhận cho doanh nghiệp.
  • Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản để doanh nghiệp bổ sung, sửa đổi.
• Bước 4: Nhận kết quả: Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới cho doanh nghiệp.
• Bước 5: Các thủ tục sau khi thay đổi địa chỉ: Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp cần thực hiện các công việc sau:
  • Thông báo với các đối tác, khách hàng: Cập nhật thông tin địa chỉ mới cho các bên liên quan để đảm bảo giao dịch không bị ảnh hưởng.
  • Thay đổi thông tin trên hóa đơn, con dấu, website, bao bì sản phẩm (nếu có).
  • Cập nhật thông tin ngân hàng.

2. Chi tiết thủ tục theo từng trường hợp cụ thể

Việc chuẩn bị và nộp hồ sơ sẽ có những điểm khác biệt quan trọng tùy thuộc vào việc địa chỉ mới có cùng quận/huyện hay khác tỉnh/thành phố.

2.1. Quy trình thay đổi địa chỉ cùng quận/huyện (không thay đổi cơ quan thuế)

Đây là trường hợp đơn giản nhất, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện các bước chung như trên.

• Hồ sơ: Như liệt kê tại Mục III.
• Nơi nộp: Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Tài Chính
• Thời gian xử lý: 2 – 3 ngày làm việc.
• Lưu ý: Do không thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp không phải làm việc với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm.

2.2. Quy trình thay đổi địa chỉ khác quận/huyện nhưng cùng tỉnh (phải chuyển cơ quan thuế)

Trường hợp này phức tạp hơn vì liên quan đến việc chuyển hồ sơ thuế.

• Bước 1: Nộp công văn xin chuyển địa chỉ đến Chi cục thuế cũ:
  • Doanh nghiệp gửi văn bản đề nghị chuyển địa điểm đến cơ quan thuế quản lý cũ.
  • Chờ xác nhận từ cơ quan thuế về việc hoàn tất nghĩa vụ thuế và chuyển hồ sơ thuế.
• Bước 2: Nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh tại Sở Tài Chính:
  • Sau khi được cơ quan thuế cũ xác nhận, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ lên Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Tài Chính để thay đổi thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Bước 3: Cập nhật thông tin địa chỉ mới tại cơ quan thuế mới:
  • Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp làm mẫu 08-MST để cập nhật thông tin đăng ký thuế tại cơ quan thuế quản lý mới.
• Thời gian xử lý trung bình: 7 – 10 ngày làm việc (bao gồm cả thời gian làm việc với cơ quan thuế).

2.3. Quy trình thay đổi địa chỉ sang tỉnh/thành phố khác

Đây là trường hợp phức tạp nhất, đòi hỏi việc chấm dứt nghĩa vụ thuế tại nơi cũ và đăng ký lại tại nơi mới.

• Bước 1: Làm thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế tại cơ quan thuế cũ:
  • Gửi hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế đến cơ quan thuế quản lý hiện tại.
  • Hoàn tất nghĩa vụ thuế, đóng mã số thuế cũ.
• Bước 2: Nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh tại tỉnh mới:
  • Sau khi có xác nhận từ thuế, doanh nghiệp nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài Chính tỉnh mới để cập nhật địa chỉ.
• Bước 3: Đăng ký mã số thuế mới tại địa phương mới:
  • Thực hiện lại hồ sơ đăng ký thuế với cơ quan thuế tại địa phương mới.
  • Cập nhật thông tin hóa đơn, tài khoản ngân hàng, chữ ký số, hóa đơn điện tử theo địa bàn mới.
• Thời gian xử lý trung bình: 10 – 15 ngày làm việc.

Lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục:

• Trong thời gian chờ chuyển địa chỉ, doanh nghiệp nên tạm ngưng phát hành hóa đơn hoặc sử dụng hóa đơn điện tử để tránh rắc rối khi cập nhật thông tin thuế.
• Cập nhật thông tin địa chỉ mới với ngân hàng, cơ quan bảo hiểm, cơ quan hải quan (nếu có) ngay sau khi hoàn tất thay đổi địa chỉ để tránh ảnh hưởng đến các giao dịch.

• Xem thêm: Dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty
• Xem thêm: Dịch vụ thay đổi giấy phép kinh doanh

Việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty là một quy trình cần sự cẩn trọng và tuân thủ pháp luật. Hy vọng những thông tin chi tiết trên sẽ giúp doanh nghiệp của bạn thực hiện nghiệp vụ này một cách thuận lợi và chính xác. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào, đừng ngần ngại tìm kiếm sự tư vấn từ các chuyên gia pháp lý của Pháp Lý Trí Nguyên. Liên hệ ngay Hotline: 0916.777.915 để được tư vấn chi tiết và hoàn toàn miễn phí.

V. Một số câu hỏi thường gặp về thay đổi địa chỉ công ty

Câu 1: Có cần thay đổi con dấu khi đổi địa chỉ công ty không? 

Trả lời: Nếu con dấu hiện tại có ghi thông tin địa chỉ, doanh nghiệp cần khắc lại con dấu mới và thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, từ năm 2021, việc sử dụng con dấu không còn bắt buộc, nên doanh nghiệp có thể cân nhắc bỏ con dấu nếu không cần thiết.

Câu 2: Thay đổi địa chỉ có ảnh hưởng đến mã số thuế không? 

Trả lời: Mã số thuế của doanh nghiệp không thay đổi dù địa chỉ trụ sở có được cập nhật. Tuy nhiên, nếu chuyển sang tỉnh/thành phố khác, doanh nghiệp cần làm thủ tục chuyển địa điểm quản lý thuế.

Câu 3: Có bắt buộc phải thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử không? 

Trả lời: Có. Doanh nghiệp bắt buộc cập nhật lại thông tin trên hóa đơn điện tử khi thay đổi địa chỉ. Nếu không cập nhật đúng, hóa đơn có thể bị coi là không hợp lệ khi khai thuế.

Câu 4: Thay đổi địa chỉ có ảnh hưởng đến việc xuất hóa đơn không? 

Trả lời: Có. Trong thời gian đang thay đổi địa chỉ, nếu chưa cập nhật hóa đơn điện tử đúng thông tin mới, doanh nghiệp tạm thời không được xuất hóa đơn, hoặc hóa đơn xuất ra có thể bị coi là không hợp lệ. Bạn nên hoàn tất thủ tục cập nhật địa chỉ trong phần mềm hóa đơn điện tử ngay sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.

Câu 5: Có được sử dụng trụ sở là nhà chung cư để đăng ký địa chỉ công ty không? 

Trả lời: Chỉ được nếu chung cư đó có chức năng thương mại, không phải là căn hộ để ở. Doanh nghiệp cần kiểm tra rõ trong Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà đất, hoặc liên hệ với ban quản lý/chủ đầu tư để xác minh. Căn hộ chung cư thuần để ở thì không được dùng làm địa chỉ trụ sở theo quy định tại Luật Nhà ở và Luật Doanh nghiệp.