Thay đổi giấy phép kinh doanh là thủ tục bắt buộc khi doanh nghiệp có sự điều chỉnh về tên, trụ sở, người đại diện, ngành nghề, vốn điều lệ… Việc thực hiện đúng quy trình, đúng thời hạn sẽ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt và đảm bảo hoạt động pháp lý thông suốt. Trong bài viết dưới đây Pháp Lý Trí Nguyên sẽ hướng dẫn chi tiết hồ sơ, thủ tục và những lưu ý quan trọng theo quy định mới nhất.
I: Khi nào cần thay đổi giấy phép kinh doanh?
Trong quá trình hoạt động, việc điều chỉnh thông tin trên giấy phép kinh doanh là thủ tục bắt buộc khi doanh nghiệp phát sinh các thay đổi liên quan đến thông tin đã đăng ký. Việc nắm rõ các trường hợp này sẽ giúp doanh nghiệp chủ động thực hiện đúng quy định pháp luật. Dưới đây là 7 trường hợp phổ biến mà doanh nghiệp cần thay đổi giấy phép kinh doanh:
- Thay đổi tên công ty.
- Thay đổi địa chỉ công ty.
- Thay đổi, bổ sung ngành nghề công ty.
- Thay đổi vốn điều lệ
- Thay đổi loại hình công ty
- Thay đổi đại diện pháp luật
- Thay đổi thành viên/ cổ đông, chủ sở hữu công ty
II: Hồ sơ thay đổi giấy phép kinh doanh cần những gì?
1: Hồ sơ thay đổi tên doanh nghiệp
- Thông báo thay đổi tên doanh nghiệp (do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký).
- Quyết định và bản sao biên bản họp về việc đổi tên doanh nghiệp của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên và công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần.
- Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH 1 thành viên về việc đổi tên doanh nghiệp.
- Thông báo cập nhật số điện thoại (bắt buộc nếu công ty chưa đăng ký số điện thoại khi thành lập).
- Giấy ủy quyền (Trường hợp người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp không trực tiếp thực hiện).
2: Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty
Tùy vào các loại hình doanh nghiệp, đổi địa chỉ công ty cùng quận/ huyện hay khách quận/ huyện hay tỉnh mà hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty sẽ có sự khác nhau.
| HỒ SƠ | THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ CÔNG TY | |||
| KHÁC TỈNH/ KHÁC QUẬN | CÙNG TỈNH/ CÙNG QUẬN | |||
| CÔNG TY CỔ PHẦN | CÔNG TY TNHH 1 TV | CÔNG TY TNHH 2 TV | ||
| Thông báo thay đổi GPKD | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Thông báo mẫu dấu | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Giấy ủy quyền (Nếu người nộp hồ sơ khác chủ sở hữu/ đại diện theo pháp luật) | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Điều lệ công ty | ✓ | |||
| Danh sách cổ đông, thành viên công ty | ✓ | |||
| Quyết định của chủ sở hữu/ hội đồng thành viên/ Hội đồng quản trị/ Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi địa chỉ. | ✓ | ✓ | ✓ | |
| Biên bản họp hội đồng thành viên/ hội đồng cổ đông về việc thay đổi địa chỉ. | ✓ | ✓ | ||
3: Hồ sơ thay đổi vốn điều lệ
Hồ sơ thay đổi vốn điều lệ công ty TNHH 1 thành viên:
- Thông báo thay đổi vốn điều lệ.
- Quyết định của chủ sở hữu về việc thay đổi vốn điều lệ.
- Biên bản định giá tài sản (trường hợp thêm vốn góp bằng tài sản cố định).
- Giấy ủy quyền cho cá nhân/tổ chức thực hiện thủ tục.
Hồ sơ thay đổi vốn điều lệ công ty TNHH 2 thành viên trở lên:
- Thông báo thay đổi vốn điều lệ.
- Quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên về việc thay đổi vốn điều lệ.
- Biên bản định giá tài sản (trường hợp thêm vốn góp bằng tài sản cố định).
- Giấy xác nhận việc góp vốn của thành viên mới (trường hợp có tiếp nhận thành viên mới).
- Bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu của thành viên mới.
- Giấy ủy quyền cho cá nhân/tổ chức thực hiện thủ tục.
Hồ sơ thay đổi vốn điều lệ công ty cổ phần:
- Thông báo thay đổi vốn điều lệ.
- Quyết định và bản sao biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi vốn điều lệ.
- Biên bản định giá tài sản (trường hợp thêm vốn góp bằng tài sản cố định).
- Giấy xác nhận việc góp vốn của cổ đông mới (trường hợp có tiếp nhận cổ đông mới).
- Bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu của thành viên mới.
- Giấy ủy quyền cho cá nhân/tổ chức thực hiện thủ tục.
4: Hồ sơ thay đổi ngành nghề kinh doanh
Hồ sơ bao gồm:
- Thông báo về việc thay đổi ngành nghề kinh doanh (Phụ lục II-1 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT).
- Quyết định về việc thay đổi, bổ sung ngành nghề kinh doanh của chủ sở hữu/chủ tịch Hội đồng thành viên/chủ tịch Đại hội đồng cổ đông.
- Bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên (đối với công ty hợp danh, công ty TNHH 2 thành viên trở lên), của Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần) về việc thay đổi, bổ sung ngành nghề kinh doanh của công ty.
- Giấy ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục thay đổi, bổ sung ngành nghề kinh doanh.
- Bản sao hợp lệ CMND/CCCD/hộ chiếu của người được ủy quyền.
5: Hồ sơ Thay đổi người đại diện pháp luật
Hồ sơ bao gồm:
- Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật (Theo mẫu tại Phụ lục II-2, ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT).
- Bản sao hợp lệ CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật mới.
- Giấy ủy quyền cho cá nhân thay doanh nghiệp thực hiện thủ tục.
- Bản sao hợp lệ CMND/CCCD/Hộ chiếu của người được ủy quyền.
- Đối với công ty TNHH 1 thành viên: Quyết định của chủ sở hữu công ty về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.
- Đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên: Quyết định và bản sao biên bản họp Hội đồng thành viên về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.
- Đối với công ty cổ phần: Quyết định và bản sao biên bản họp Hội đồng quản trị trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi nội dung của Điều lệ công ty ngoài nội dung họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty quy định tại Điều 24 Luật Doanh nghiệp hoặc Quyết định và bản sao biên bản họp Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty.
6: Hồ sơ thay đổi loại hình doanh nghiệp
Hồ sơ bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu
- Quyết định và biên bản họp về việc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp
- Điều lệ công ty theo loại hình mới
- Danh sách thành viên/cổ đông theo loại hình mới
- Bản sao CCCD/hộ chiếu của người đại diện pháp luật mới (nếu có thay đổi).
7: Hồ sơ thay đổi thành viên/ cổ đông, chủ sở hữu công ty
Hồ sơ bao gồm:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp
- Biên bản họp HĐTV (Đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên)
- Quyết định của HĐTV về việc thay đổi thành viên
- Hợp đồng chuyển nhượng vốn góp và các giấy tờ chứng minh việc chuyển nhượng
- Bản sao CMND/ CCCD/ Hộ chiếu của người nhận chuyển nhượng
- Danh sách thông tin thành viên cập nhật
- Giấy ủy quyền (Nếu không phải đại diện pháp luật nộp hồ sơ).
III: Các hình thức thay đổi giấy phép kinh doanh hiện nay
1: Hình thức thay đổi giấy phép kinh doanh nộp hồ sơ trực tuyến
Nơi thực hiện:
- https://dangkykinhdoanh.gov.vn – Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp nơi tiếp nhận hồ sơ thay đổi GCNĐKKD online.
- https://dichvucong.gov.vn – Cho phép doanh nghiệp tra cứu, nộp hồ sơ và thanh toán lệ phí trực tuyến.
Yêu cầu:
| YÊU CẦU | CHI TIẾT |
| Tài khoản hợp lệ | Doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản trên hệ thống dangkykinhdoanh.gov.vn và xác thực qua chữ ký số (USB token) hoặc tài khoản đăng ký định danh DN |
| Chữ ký điện tử | Tất cả hồ sơ PDF phải được ký số đúng chuẩn định dạng (có thể sử dụng Viettel-CA, VNPT-CA, FPT-CA…) |
| Hồ sơ PDF định dạng chuẩn | Các biểu mẫu phải theo đúng mẫu của Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, không bị lỗi font, đúng tên tệp, không đính kèm file ảnh |
| Lệ phí | Nộp trực tuyến qua ngân hàng điện tử, thẻ nội địa hoặc ví điện tử liên kết hệ thống (thường 50.000đ/lần thay đổi) |
Ưu điểm:
- Chủ động về thời gian, thực hiện mọi lúc mọi nơi không bị phụ thuộc vào giờ làm việc của cơ quan hành chính.
- Không cần di chuyển qua các bên, tiết kiệm chi phí.
- Nộp hồ sơ nhanh được xác nhận bằng chữ ký điện tử, tối ưu cho việc quản lý.
- Có thể kiểm tra trạng thái xử lý, sửa hồ sơ online.
2: Hình thức thay đổi giấy phép kinh doanh nộp hồ sơ trực tiếp
Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ bản giấy và nộp trực tiếp tại các cơ quan sau:
| TRƯỜNG HỢP THAY ĐỔI | NƠI NỘP HỒ SƠ TRỰC TIẾP |
| Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCNĐKDN) | Phòng Đăng ký Kinh doanh – Sở KH&ĐT nơi doanh nghiệp đặt trụ sở |
| Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (GCNĐKĐT) | Phòng Quản lý đầu tư nước ngoài – Sở KH&ĐT hoặc Ban quản lý Khu công nghiệp |
| Giấy phép con | Sở chuyên ngành (Công Thương, Y tế, Xây dựng…) tùy lĩnh vực |
Ưu điểm:
- Được hướng dẫn trực tiếp, dễ chỉnh sửa nếu hồ sơ sai
- Hồ sơ phức tạp sẽ được tiếp nhận và xử lý nhanh hơn
- Bản giấy gốc được xác thực rõ ràng
IV: Quy trình thay đổi giấy phép kinh doanh
1: Với hình thức online
| BƯỚC | THAO TÁC THỰC HIỆN |
| Bước 1 | Truy cập https://dangkykinhdoanh.gov.vn → Đăng nhập tài khoản doanh nghiệp đã xác thực |
| Bước 2 | Chọn mục “Đăng ký doanh nghiệp qua mạng” → Tạo hồ sơ mới → Chọn loại hình thay đổi phù hợp |
| Bước 3 | Tải lên các tài liệu liên quan: thông báo thay đổi (mẫu II-1), quyết định & biên bản của công ty, giấy tờ pháp lý… (định dạng PDF, có ký số) |
| Bước 4 | Ký số xác nhận toàn bộ hồ sơ → Gửi hồ sơ |
| Bước 5 | Hệ thống tự động gửi biên nhận và mã hồ sơ → Doanh nghiệp theo dõi tình trạng xử lý trên trang quản lý tài khoản |
| Bước 6 | Sau 1–3 ngày làm việc: nếu hồ sơ hợp lệ → Doanh nghiệp nhận GCNĐKDN mới bản điện tử (.pdf); nếu không hợp lệ → hệ thống sẽ yêu cầu sửa đổi bổ sung hồ sơ trực tuyến |
Thời gian xét duyệt: Sau 1–3 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận GCNĐKDN mới bản điện tử
2: Với hình thức trực tiếp
| BƯỚC | NỘI DUNG THỰC HIỆN |
| Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ | Soạn thảo đầy đủ hồ sơ theo đúng quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, Luật Đầu tư 2020… |
| Bước 2: Đến cơ quan tiếp nhận hồ sơ | Doanh nghiệp mang hồ sơ đến Bộ phận Một cửa tại Sở KH&ĐT (đối với GCNĐKDN) hoặc Ban quản lý dự án/Sở chuyên ngành (nếu thay đổi giấy phép đầu tư/giấy phép con). |
| Bước 3: Nộp hồ sơ và nhận biên nhận | Cán bộ tiếp nhận kiểm tra hồ sơ, nếu hợp lệ sẽ cấp Giấy biên nhận kèm mã số hồ sơ để theo dõi tiến độ. |
| Bước 4: Theo dõi kết quả xử lý | Tra cứu tiến độ xử lý qua Cổng thông tin doanh nghiệp hoặc gọi điện hỏi bộ phận tiếp nhận. |
| Bước 5: Nhận kết quả | Đến nhận trực tiếp tại bộ phận Một cửa hoặc yêu cầu nhận qua đường bưu điện (nếu đã đăng ký từ đầu). |
Thời gian xét duyệt: Trung bình từ 3–5 ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ. Hồ sơ liên quan đến yếu tố nước ngoài có thể kéo dài đến 10–15 ngày làm việc.
Lưu ý quan trọng.
Căn cứ theo Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, việc chậm trễ có thể dẫn đến các mức phạt hành chính, cụ thể:
- Từ 1 đến 10 ngày: Cảnh cáo;
- Từ 11 đến 30 ngày: phạt tiền từ 3.000.000 vnđ đến 5.000.000 vnđ
- Từ 31 đến 90 ngày: Phạt tiền từ 5.000.000 vnđ đến 10.000.000 vnđ
- Trên 90 ngày: Phạt tiền từ 10.000.000 vnđ đến 20.000.000 vnđ
- Không đăng ký thay đổi: Phạt tiền từ 20.000.000 vnđ đến 30.000.000 vnđ.
Xem thêm: Dịch vụ thay đổi giấy phép kinh doanh
Vì vậy việc tuân thủ đúng thời hạn và quy trình thay đổi giấy phép kinh doanh không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động hợp pháp mà còn tránh được các rủi ro về pháp lý. Nếu bạn đang có vướng mắc, hoặc bất kỳ câu hỏi nào hãy bình luận ngay bên dưới hoặc liên hệ ngay hotline: 0916.777.915 để được hỗ trợ sớm nhất.
LIÊN HỆ NGAY
📞Hotline: 0916.777.915
ĐỂ ĐƯỢC HỖ TRỢ NHANH NHẤT
VI: Một số câu hỏi thường gặp khi thay đổi giấy phép kinh doanh
Câu 1: Có bắt buộc phải nộp trực tiếp không?
Không bắt buộc. Khi thực hiện thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh doanh nghiệp có thể nộp trực tuyến. Tuy nhiên, nộp trực tiếp phù hợp hơn với hồ sơ có yếu tố phức tạp hoặc yêu cầu bổ sung gấp.
Câu 2: Không có chữ ký số thì có nộp online được không?
Không. Muốn nộp hồ sơ thay đổi giấy phép kinh doanh online, hệ thống bắt buộc phải có chữ ký số hợp lệ hoặc tài khoản doanh nghiệp định danh có xác thực để ký và nộp hồ sơ.
Câu 3: Sau khi nộp online có phải nộp thêm bản giấy không?
Không cần nộp hồ sơ giấy nếu hồ sơ được chấp thuận trực tuyến. Tuy nhiên, cơ quan quản lý có quyền yêu cầu xuất trình bản gốc nếu cần đối chiếu.
Câu 4: Nếu hồ sơ bị từ chối thì có được nộp lại không?
Có. Hệ thống cho phép bổ sung, chỉnh sửa và nộp lại không giới hạn số lần trong thời gian hồ sơ còn hiệu lực xử lý.
Vũ Trúc
