Hóa đơn điện tử là gì, gồm những loại nào, cách đăng ký ra sao và làm thế nào để sử dụng đúng quy định mà vẫn tối ưu hiệu quả? Hãy Cùng Pháp Lý Trí Nguyên tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
I: Hóa đơn điện tử là gì? Đối tượng nào cần sử dụng?
Căn cứ Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được quy định:
“Hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử, do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định của pháp luật.”
Nói cách đơn giản, hóa đơn điện tử là tập hợp các thông tin về giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ được thể hiện dưới dạng điện tử, không in ra giấy và có chữ ký số xác thực của bên bán. Hóa đơn này có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện về nội dung, hình thức và kỹ thuật số.
Theo quy định tại Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, cùng với hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, từ ngày 01/7/2022, tất cả các đối tượng sau đây bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử:
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh: Đây là đối tượng chính phải sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/ năm trở lên: Đây là đối tượng đặc biệt bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế, nhằm thúc đẩy minh bạch và quản lý hiệu quả hơn các giao dịch bán lẻ.
- Doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng: Bao gồm các mô hình kinh doanh như trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ hàng tiêu dùng, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác.
Các đối tượng này cũng được khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.
- Nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam: Có hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh dựa trên nền tảng số và các dịch vụ khác tại Việt Nam sẽ phải đăng ký tự nguyện sử dụng hóa đơn điện tử.
- Doanh nghiệp đang làm thủ tục phá sản nhưng vẫn có hoạt động kinh doanh: Được cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh.
Trường hợp duy nhất được tạm hoãn áp dụng hóa đơn điện tử là đối tượng ở vùng chưa có điều kiện hạ tầng công nghệ thông tin, theo danh sách do Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế công bố và cần có văn bản đề xuất được cơ quan thuế chấp thuận.
II: Các loại hóa đơn điện tử phổ biến hiện nay
Hiện nay, các loại hóa đơn điện tử phổ biến nhất ở Việt Nam được quy định và sử dụng rộng rãi theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, cùng với các sửa đổi, bổ sung (như Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC có hiệu lực từ 01/06/2025). Dựa vào quy trình nghiệp vụ và các đối tượng áp dụng sẽ có 3 loại hóa đơn điện tử chính sau:
| LOẠI HÓA ĐƠN | ĐẶC ĐIỂM | ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG | ƯU ĐIỂM | NHƯỢC ĐIỂM |
| Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế | Hóa đơn sau khi lập được gửi lên cơ quan thuế để cấp mã xác thực trước khi gửi cho người mua. | DN, hộ KD nhỏ, DN có rủi ro cao về thuế. | Tăng độ tin cậy, xác minh ngay lập tức, chống gian lận. | Phụ thuộc hệ thống thuế, tốn thời gian xử lý hơn. |
| Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế | Doanh nghiệp tự phát hành, ký số và gửi trực tiếp cho người mua (không cần xin mã). | DN lớn, có uy tín, tuân thủ tốt nghĩa vụ thuế. | Nhanh chóng, chủ động, không phụ thuộc vào hệ thống thuế. | Yêu cầu cao về hạ tầng, bảo mật, kiểm soát nội bộ. |
| Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền | Là hóa đơn điện tử được phát hành trực tiếp từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế | Các doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai | Thuận tiện, cho các giao dịch bán lẻ, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công | Yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật (máy tính tiền có phần mềm kết nối), chi phí ban đầu để triển khai có thể cao hơn. |
III: Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử
1: Đối với doanh nghiệp
- Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn, giấy tờ, giảm chi phí vận chuyển lưu trữ, giảm chi phí thủ tục hành chính thuế.
- Tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả hoạt động: Lập và phát hành hóa đơn nhanh chóng, dễ dàng quản lý và tra cứu, giảm thiểu sai sót, tăng tốc độ thành toán.
- An toàn và bảo mật thông tin: ngăn chặn hiệu quả việc làm giả, gian lận; loại bỏ hoàn toàn rủi ro mất mát, hư hỏng hóa đơn giấy; và đảm bảo tuyệt đối tính bảo mật của dữ liệu.
- Nâng cao hình ảnh và uy tín: Chuyên nghiệp hóa quy trình, giảm lượng giấy tiêu thụ góp phần bảo vệ tài nguyên rừng và giảm thiểu ô nhiễm môi trường.
- Dễ dàng tích hợp hệ thống: HĐDT có thể dễ dàng tích hợp với các phần mềm kế toán, phần mềm quản lý doanh nghiệp, giúp đồng bộ dữ liệu và tối ưu hóa quy trình.
2: Đối với cơ quan thuế và nhà nước
- Tăng cường minh bạch và chống thất thu thuế: Quản lý doanh thu chặt chẽ, phát hiện hành vi vi phạm, thu hẹp khoảng cách thuế, giúp cơ quan thuế thu đúng, thu đủ vào ngân sách nhà nước.
- Nâng cao hiệu quả quản lý và giảm chi phí hành chính: Tự động hóa quy trình giảm thiểu việc nhập thủ công, đẩy nhanh tốc độ xử lý dữ liệu hóa đơn, giảm gánh nặng đối chiếu kiểm tra.
- Tạo tiền đề cho việc phân tích dữ liệu, đưa ra các chính sách thuế phù hợp và dự báo kinh tế vĩ mô.
- Thúc đẩy chuyển đổi số quốc gia: Việc triển khai HĐĐT là một phần quan trọng trong lộ trình xây dựng chính phủ điện tử và nền kinh tế số, mang lại môi trường kinh doanh minh bạch và hiện đại hơn.
3: Đối với xã hội
- Tạo môi trường kinh doanh lành mạnh: Giảm thiểu tình trạng cạnh tranh không lành mạnh do gian lận hóa đơn.
- Thúc đẩy thương mại điện tử: Hoàn thiện chuỗi giao dịch điện tử từ đặt hàng, giao nhận hóa đơn đến thanh toán trực tuyến.
- Bảo vệ môi trường: Giảm thiểu lượng giấy in, góp phần bảo vệ tài nguyên giảm thiểu rác thải.
Nhìn chung, hóa đơn điện tử là một bước tiến lớn, mang lại lợi ích toàn diện, góp phần số hóa nền kinh tế và nâng cao hiệu quả hoạt động cho mọi chủ thể tham gia.
IV: Quy trình đăng ký và cách sử dụng hóa đơn điện tử
1: Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Quy trình đăng ký sử dụng HĐĐT hiện nay đã được đơn giản hóa, doanh nghiệp không cần làm thông báo phát hành hóa đơn như trư ớc đây mà chỉ cần đăng ký sử dụng.
- Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT Doanh nghiệp cần tìm hiểu và lựa chọn một nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT phù hợp với nhu cầu và quy mô của mình. Các nhà cung cấp này sẽ hỗ trợ về phần mềm, tích hợp hệ thống và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.
- Bước 2: Lập Tờ khai đăng ký sử dụng HĐĐT (Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT) Doanh nghiệp lập Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Trong tờ khai này, doanh nghiệp cần điền đầy đủ các thông tin:
- Thông tin doanh nghiệp (tên, mã số thuế, địa chỉ).
- Hình thức HĐĐT muốn sử dụng (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế).
- Danh sách chứng thư số sử dụng.
- Thông tin về nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT (nếu đăng ký thông qua nhà cung cấp).
- Bước 3: Gửi Tờ khai đăng ký đến cơ quan thuế Doanh nghiệp có thể gửi Tờ khai theo một trong hai hình thức:
- Nộp trực tuyến: Gửi Tờ khai qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (https://hoadondientu.gdt.gov.vn) hoặc thông qua hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT mà doanh nghiệp lựa chọn.
- Nộp trực tiếp: Đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp để nộp hồ sơ (ít phổ biến hơn).
- Bước 4: Chờ thông báo chấp nhận/không chấp nhận từ cơ quan thuế Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Tờ khai đăng ký, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo điện tử (Mẫu số 01/TB-TNĐT Phụ lục IB) về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT của doanh nghiệp.
- Nếu được chấp nhận, doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng HĐĐT.
- Nếu không được chấp nhận, cơ quan thuế sẽ nêu rõ lý do và doanh nghiệp cần rà soát, chỉnh sửa thông tin theo hướng dẫn và nộp lại hồ sơ.
2: Cách sử dụng hóa đơn điện tử
Sử dụng hóa đơn điện tử khá đơn giản, sau khi đã hoàn thành tất cả các thủ tục đăng ký, bạn hoàn toàn có thể sử dụng hóa đơn điện tử, thao tác đơn giản chỉ trong 3 bước sau:
Bước 1: Lập hóa đơn:
- Bạn truy cập vào phần mềm hóa đơn điện tử
- Nhập đầy đủ thông tin cần thiết của giao dịch như thông tin người bán, người mua, danh mục hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất, tổng tiền…
- Ký số điện tử lên hóa đơn bằng chữ ký số của doanh nghiệp bạn.
Bước 2: Xử lý với cơ quan thuế:
- Đối với hóa đơn điện tử có mã: Phần mềm sẽ tự động gửi hóa đơn đến Tổng cục thuế để được cấp mã. Sau khi có mã, hóa đơn này mới hợp lệ.
- Đối với hóa đơn điện tử không mã: Bạn không cần chờ cấp mã, hóa đơn được coi là hợp lệ ngay sau khi ký số. Tuy nhiên dữ liệu hóa đơn sẽ được gửi tự động về cơ quan thuế theo định kỳ thường là cuối ngày hoặc theo lô
Bước 3: Gửi cho người mua và lưu trữ:
- Sau khi hóa đơn điện tử hoàn tất, bạn gửi hóa đơn cho người mua qua email, cổng thông tin điện tử, hoặc các kênh tích hợp khác.
- Lưu trữ điện tử toàn bộ hóa đơn trên hệ thống phần mềm của bạn hoặc nhà cung cấp dịch vụ để dễ dàng tra cứu và đối chiếu sau này.
- Xem thêm: Dịch vụ hóa đơn điện tử
Việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí – tối ưu quản lý – tuân thủ đúng luật, mà còn là bước khởi đầu quan trọng trong hành trình chuyển đổi số tài chính – kế toán toàn diện. Nếu bạn cần giải đáp thêm thông tin hoặc cần tư vấn, liên hệ theo số Hotline 0916.777.915 để được tư vấn chi tiết hoàn toàn miễn phí.
LIÊN HỆ NGAY 📞Hotline: 0916.777.915 ĐỂ ĐƯỢC HỖ TRỢ NHANH NHẤT
V: Một số câu hỏi thường gặp khi đăng ký hóa đơn điện tử
Câu 1: Hóa đơn đã lập nhưng chưa ký số có được xem là đã phát hành không?
Không. Hóa đơn điện tử chỉ có giá trị pháp lý và được coi là đã phát hành khi đã có đầy đủ chữ ký số và mã xác thực.
Câu 2: Có thể chỉnh sửa nội dung hóa điện tử sau khi phát hành không?
Không được chỉnh sửa trực tiếp. Nếu có sai sót, phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng quy định, không được can thiệp file gốc.
Câu 3: Làm thế nào để biết hóa đơn đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa?
Hóa đơn có mã sẽ hiển thị mã xác thực và mã tra cứu do Tổng cục thuế cấp. Có thể kiểm tra trực tiếp phần mềm hoặc tra cứu trên: https://hoadondientu.gdt.gov.vn.
Câu 4: Hóa đơn điện tử phải lưu trữ trong bao lâu?
Theo quy định tại Luật Kế toán, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm dưới dạng dữ liệu điện tử, có thể sao lưu thêm trên ổ cứng, đám mây hoặc server riêng.
Câu 5: Khi nào doanh nghiệp được phép phát hành hóa đơn điện tử?
Sau khi được cơ quan thuế chấp thuận thông báo sử dụng hóa đơn điện tử (qua mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT), doanh nghiệp mới được phát hành hóa đơn cho khách hàng.
