Hướng dẫn đăng ký tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp năm 2025

Kể từ ngày 01/07/2025, việc sử dụng tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp là điều bắt buộc khi doanh nghiệp, tổ chức muốn đăng nhập và thực hiện các giao dịch trên hệ thống thuế điện tử. Đây được coi là bước tiến quan trọng nhằm hiện đại hóa công tác quản lý thuế, tăng cường bảo mật và minh bạch trong các giao dịch điện tử và cơ quan thuế. Bài viết dưới đây Pháp Lý Trí Nguyên sẽ giải thích rõ hơn nhé.

I: Quy định bắt buộc về tài khoản định doanh điện tử cho doanh nghiệp

Từ 01/07/2025 doanh nghiệp bắt buộc dùng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập thuế doanh nghiệp 

Cơ sở pháp lý:

Theo Khoản 4, Điều 40 của Nghị định 69/2024/NĐ-CP, các tài khoản được tạo lập bởi Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh cho cơ quan, tổ chức sẽ chỉ có giá trị sử dụng đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2025. Từ 01/07/2025, việc đăng nhập thuế điện tử sẽ yêu cầu Tài khoản định danh điện tử do Bộ Công an cấp.

Mục đích:

• Đảm bảo an toàn bảo mật thông tin trong quá trình đăng nhập và kê khai thuế.
• Ngăn chặn các hành vi giả mạo, gian lận thuế thông qua xác thực danh tính số.
• Đồng bộ hóa dữ liệu với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và doanh nghiệp.
• Tiết kiệm thời gian thực hiện các thủ tục hành chính thuế nhờ quy trình xác thực nhanh gọn.

Đối tượng phải chuyển đổi:

II: Hướng dẫn chi tiết cách đăng ký tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp

1: Đăng ký online qua ứng dụng VNeID

Căn cứ, quy định tại Điều 12 Nghị định 69/2024/NĐ – CP, trình tự, thủ tục cấp tài khoản định danh điện tử đối với doanh nghiệp được thực hiện theo trình tự như sau:

Bước 1: Người đại diện theo pháp luật hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức (hoặc người được ủy quyền) sử dụng tài khoản định danh điện tử mức độ 02 của cá nhân mình để đăng nhập ứng dụng VNeID.

Bước 2: Tại màn hình trang chủ trên VNeID, chọn “Tổ chức” (hoặc “Đổi vai trò tài khoản” sau đó chọn “Tổ chức”) và chọn “Đăng ký định danh tổ chức”.

Bước 3: Xác thực bằng passcode hoặc vân tay/khuôn mặt (nếu có).

Bước 4: Chọn loại hình đăng ký định danh tổ chức.

• Bạn sẽ thấy hai tùy chọn về vai trò người kê khai:
  • Người kê khai là người đại diện hợp pháp hoặc người đứng đầu tổ chức.
  • Người khai báo là người được đại diện hợp pháp hoặc người đứng đầu tổ chức ủy quyền để thực hiện đăng ký định danh tổ chức.
• Hãy chọn đúng vai trò của bạn.

Bước 5: Nhập đầy đủ thông tin của tổ chức, doanh nghiệp theo yêu cầu. Lưu ý đảm bảo thông tin kê khai trùng khớp với dữ liệu đã đăng ký tại cơ quan thuế và các cơ sở dữ liệu quốc gia.

• Loại tổ chức: Chọn loại hình doanh nghiệp/tổ chức phù hợp.
• Tên tổ chức: Nhập tên đầy đủ của doanh nghiệp.
• Mã doanh nghiệp: Nhập mã số doanh nghiệp/mã số thuế (tùy loại hình tổ chức).
• Ngày thành lập: Chọn ngày thành lập của doanh nghiệp.
• Tải logo: Tải lên logo của doanh nghiệp (nếu có).

Bước 6: Chọn “Tôi xác nhận các thông tin trên là đúng và muốn tạo tài khoản định danh cho cơ quan, tổ chức” và nhấn “Gửi yêu cầu” để hoàn thành.

Hệ thống sẽ một lần nữa yêu cầu bạn xác thực bằng passcode hoặc vân tay/khuôn mặt để đảm bảo tính bảo mật.

Bước 7: Hệ thống sẽ thông báo yêu cầu đăng ký thành công và người dùng có thể xem lại yêu cầu.

2: Đăng ký trực tiếp tại cơ quan quản lý định danh (Cơ quan công an)

Bước 1: Kê khai Phiếu đề nghị cấp tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp (Mẫu TK02) do Bộ Công an cung cấp (có thể tải từ website Bộ Công an hoặc lấy trực tiếp tại cơ quan công an)

.

Bước 2: Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan quản lý định danh (Cơ quan Công an cấp huyện trở lên).

Thời hạn giải quyết:

• Không quá 03 ngày làm việc với trường hợp thông tin cần xác thực về tổ chức đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành.
• Không quá 15 ngày làm việc với trường hợp thông tin cần xác minh về tổ chức không có trong cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành.

Kết quả: Cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử sẽ thông báo kết quả đăng ký cấp tài khoản định danh điện tử  cho người thực hiện thủ tục qua Ứng dụng định danh quốc gia, số thuê bao di động chính chủ hoặc địa chỉ thư điện tử.

Lưu ý quan trọng: Để không bị từ chối cấp tài khoản định danh điện tử, doanh nghiệp cần đảm bảo thông tin kê khai trùng khớp với dữ liệu đã đăng

III: Cách tra cứu tiến độ xử lý hồ sơ đăng ký tài khoản định danh cho doanh nghiệp  

Sau khi đăng ký hoàn tất, bạn có thể theo dõi quá trình xử lý hồ sơ ngay trên ứng dụng VNeID bằng cách sử dụng chức năng “Tra cứu xử lý hồ sơ cấp mã định danh tổ chức” ngay trên ứng dụng. Điều này giúp bạn chủ động nắm bắt tình hình và có kế hoạch phù hợp.

Xem thêm: Dịch vụ thành lập công ty

Xem thêm: Dịch vụ kế toán thuế

Việc bắt buộc sử dụng Tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp, tổ chức từ 01/07/2025 là một quy định pháp lý cực kỳ quan trọng mà mọi đơn vị cần tuân thủ. Để đảm bảo nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp không bị gián đoạn, hãy chủ động đăng ký Tài khoản định danh điện tử càng sớm càng tốt!

Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào về quy trình đăng ký hoặc sử dụng Tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp, đừng ngần ngại bình luận bên dưới hoặc liên hệ Hotline 0916.777.915 để được tư vấn chi tiết và hoàn toàn miễn phí.

IV: Một số câu hỏi thường gặp về tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp

Câu 1: Nếu không đăng ký tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp trước 01/7/2025 thì có thể tiếp tục kê khai, nộp thuế không?

Không. Theo quy định

tại Khoản 4 Điều 40 Nghị định 69/2024/NĐ-CP, từ ngày 01/7/2025, tài khoản cũ do Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc các hệ thống hành chính cấp bộ, tỉnh cấp sẽ hết hiệu lực.

Khi đó, chỉ tài khoản định danh điện tử của tổ chức (VNeID tổ chức) mới được phép đăng nhập vào hệ thống Thuế điện tử (thuedientu.gdt.gov.vn).

Nếu doanh nghiệp không thực hiện chuyển đổi đúng hạn, sẽ không thể truy cập hệ thống để kê khai, nộp thuế, dẫn đến gián đoạn nghĩa vụ thuế và có nguy cơ bị xử phạt hành chính.

Câu 2: Hộ kinh doanh có bắt buộc đăng ký tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp / tổ chức để tiếp tục kê khai thuế không?

Có, nếu hộ kinh doanh đang sử dụng hệ thống Thuế điện tử (eTax). Dù không phải là doanh nghiệp, nhưng nếu hộ kinh doanh đang khai thuế qua nền tảng điện tử thì cũng thuộc diện phải đăng nhập bằng tài khoản định danh tổ chức từ ngày 01/7/2025.

Trường hợp hộ kinh doanh chưa có tài khoản VNeID tổ chức, cần tiến hành đăng ký theo đúng quy trình nêu tại Nghị định 69/2024/NĐ-CP để không bị gián đoạn nghĩa vụ thuế

Câu 3: Đăng ký tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp có mất phí không?

• Đăng ký qua ứng dụng VNeID hiện tại không thu phí.
• Trường hợp đăng ký trực tiếp tại cơ quan Công an, có thể phát sinh lệ phí hành chính (nếu có), tùy theo quy định từng địa phương.
• Tuy nhiên, đa số trường hợp hiện nay đều không yêu cầu phí đăng ký định danh tổ chức nếu thông tin đã có sẵn trong Cơ sở dữ liệu quốc gia.

Câu 4: Người kế toán trưởng hoặc nhân sự hành chính có thể đứng tên đăng ký tài khoản định danh tổ chức được không?

Không. Chỉ có:

• Người đại diện theo pháp luật của tổ chức (đứng tên trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp); hoặc
• Người được ủy quyền hợp pháp bởi người đại diện pháp luật (bằng văn bản ủy quyền hợp lệ, có ký tên, đóng dấu và xác thực);
  mới đủ điều kiện đăng ký tài khoản định danh điện tử cho tổ chức/doanh nghiệp.
  Các chức danh như kế toán trưởng, nhân viên hành chính nếu không có giấy ủy quyền hợp pháp sẽ không đủ điều kiện thực hiện thủ tục này.

Câu 5: Một người có thể đứng tên đăng ký tài khoản định danh điện tử cho nhiều doanh nghiệp không?
Có thể, nhưng chỉ khi người đó:

• Là người đại diện pháp luật của nhiều doanh nghiệp (được ghi nhận trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp); hoặc
• Là người được ủy quyền hợp pháp bằng văn bản bởi từng doanh nghiệp tương ứng.

Trong trường hợp người dùng có tài khoản VNeID cá nhân mức 2 và có liên kết với nhiều tổ chức, khi đăng nhập vào hệ thống sẽ có thể chọn doanh nghiệp phù hợp tại bước xác nhận danh tính trên hệ thống thuế điện tử.