9 sai lầm phổ biến khi thành lập công ty khiến doanh nghiệp trả giá đắt

Việc thành lập công ty tưởng chừng như đơn giản nhưng trên thực tế, các thủ tục pháp lý khá phức tạp rất dễ xảy ra sai sót. Một số doanh nghiệp khi mới bắt đầu vào con đường kinh doanh vì thiếu kinh nghiệm hoặc chủ quan đã dẫn đến những xử phạt không nên có, thậm chí đối mặt với những mức phạt lên tới hàng chục triệu đồng. Bài viết dưới đây Pháp Lý Trí Nguyên sẽ chỉ ra 9 sai lầm phổ biến khi thành lập công ty và cách phòng tránh hiệu quả

I: 5 sai lầm thường gặp trước khi thành lập công ty

1. Chọn sai loại hình doanh nghiệp

Việc chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp ngay từ đầu là vô cùng quan trọng khi bạn quyết định thành lập công ty. Mỗi loại hình công ty đều có thủ tục, hồ sơ, các thức quản trị, trách nhiệm pháp lý và khả năng mở rộng hoàn toàn khác nhau.

Việc chọn sai loại hình doanh nghiệp có thể dẫn đến mô hình hoạt động của công ty không phù hợp với mục tiêu dài hạn.

Ví dụ thực tế:

• Một chủ tiệm spa cá nhân chọn mô hình Doanh nghiệp tư nhân (DNTN) để tiết kiệm chi phí, nhưng sau 1 năm, khi muốn góp thêm vốn hoặc chia lợi nhuận cho người thân, lại không thể vì DNTN không có tư cách pháp nhân và không được chuyển nhượng vốn.
  
• Một nhóm khởi nghiệp 4 người chọn Công ty TNHH 1 thành viên vì nghĩ làm hồ sơ nhanh hơn, nhưng sau đó muốn gọi vốn lại phải làm thủ tục chuyển đổi loại hình sang Công ty CP – mất thời gian và chi phí.

Bảng So Sánh Loại Hình Doanh Nghiệp 2025

2. Đặt tên công ty sai quy định, bị trùng hoặc gây nhầm lẫn

Khi thành lập công ty, việc đặt tên không chỉ là xây dựng thiêu hiệu mà còn phải tuân thủ pháp luật nghiêm ngặt. Đây là một sai lầm dễ mắc phải nếu không kiểm tra kỹ ngay từ đầu

Khi đặt tên doanh nghiệp phải tuân thủ quy định theo Luật Doanh nghiệp 2020 (Điều 37 – 41), doanh nghiệp không được đặt tên:

• Trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký
  
• Dùng tên cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị
  
• Vi phạm thuần phong mỹ tục
  

Ví dụ:

• Bạn đặt tên là “Công ty TNHH Vincom Hà Nội” → bị từ chối vì tên này gây nhầm lẫn với thương hiệu Vincom của Vingroup
  
• Đặt tên “Công ty CP Sông Đà 1” trong khi đã có “Công ty CP Sông Đà” → cũng bị coi là trùng
  

Mẹo kiểm tra tên:

• Truy cập https://dangkykinhdoanh.gov.vn
• Nhập tên dự kiến → Kiểm tra kết quả hiển thị
  

3. Đăng ký vốn điều lệ không hợp lý

Vốn điều lệ là số tiền cam kết góp vào công ty trong vòng 90 ngày kể từ ngày cấp GPKD. Tuy không yêu cầu chứng minh vốn khi đăng ký (trừ một số ngành đặc thù), nhưng:

• Vốn quá thấp → khó lấy niềm tin đối tác, ảnh hưởng đến uy tín, hạn chế khi xin cấp giấy phép con
  
• Vốn quá cao → khi giải thể phải chịu trách nhiệm đúng số vốn đã đăng ký

Rủi ro điển hình:

• Ghi vốn điều lệ 20 tỷ, nhưng sau này khi công ty giải thể, cơ quan thuế truy trách nhiệm tài chính trên toàn bộ vốn đã cam kết → Rất nguy hiểm.
  

Gợi ý:

• Với doanh nghiệp nhỏ/mới: vốn điều lệ khoảng 100 – 500 triệu là hợp lý.
  
• Với các  ngành nghề yêu cầu chứng minh tài chính (du lịch, logistics, bất động sản…) → nên tính toán theo yêu cầu vốn pháp định, vốn ký quỹ.
  

4. Sai sót trong đăng ký ngành nghề kinh doanh

Nhiều doanh nghiệp đăng ký ngành nghề một cách “qua loa”, không hiểu rằng:

• Chỉ khi có mã ngành hợp lệ, doanh nghiệp mới được xuất hóa đơn đúng lĩnh vực
• Một số ngành nghề có điều kiện khi hoạt động cần giấy phép con → nếu thiếu mã ngành sẽ không được cấp phép
• Một số ngành nghề yêu cầu chứng chỉ hành nghề tương ứng hoặc yêu cầu chung về bảo vệ môi trường, một số ảnh hưởng đến vốn pháp định và vốn ký quỹ khiến doanh nghiệp khó huy động vốn chứng minh vốn.  

Ví dụ phổ biến:

• Mở nhà hàng có phục vụ bia, rượu nhưng không đăng ký ngành bán lẻ rượu (4723) → Bị xử phạt khi bị kiểm tra
  
• Kinh doanh spa mà chỉ ghi ngành “dịch vụ chăm sóc sức khỏe”, không có “dịch vụ làm đẹp” → Không xin được giấy phép phòng y tế
  

Gợi ý:

• Tham khảo danh sách mã ngành tại Quyết định 27/2018/QĐ-TTg
  
• Đăng ký đầy đủ ngành nghề phụ trợ, kể cả chưa sử dụng ngay
  
• Tư vấn chuyên gia để tránh sót ngành quan trọng 

5. Địa chỉ trụ sở không rõ ràng hoặc không hợp lệ

Địa chỉ là nơi cơ quan thuế, sở KH&ĐT gửi công văn, kiểm tra, nếu khai sai hoặc thiếu rõ ràng sẽ bị trả hồ sơ hoặc phạt sau này.

Các sai lầm thường gặp:

• Địa chỉ ghi thiếu số nhà, tên đường
  
• Dùng địa chỉ căn hộ chung cư không có chức năng kinh doanh
  
• Văn phòng thuê tại tòa nhà không có giấy xác nhận chức năng thương mại
  

Cách khắc phục:

• Địa chỉ đặt trụ sở phải đầy đủ các thông tin như: Số nhà – tên đường – phường – quận – tỉnh
  
• Kiểm tra kỹ quy hoạch chức năng nếu thuê văn phòng chung cư
  
• Chuẩn bị văn bản xác nhận từ chủ đầu tư nếu cần phòng trong trường hợp cơ quan xuống kiểm tra 

II. 4 sai lầm phổ biến sau khi nhận giấy phép kinh doanh

Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GPKD), con dấu, mã số thuế, nhiều doanh nghiệp chủ quan, bỏ qua các thủ tục khác sau khi thành lập doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính từ vài trăm hoặc lên tới vài chục triệu. 

6. Không treo bảng hiệu tại trụ sở công ty

Theo khoản 2, điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020 và quy định về đăng ký thuế, việc không treo bảng hiệu tại trụ sở được xem là một trong những vi phạm hình thức đầu tiên mà doanh nghiệp bị kiểm tra sau khi đăng ký.

Hậu quả:

• Bị phạt từ 10.000.000 – 15.000.000 đồng
• Cơ quan thuế có thể xuống kiểm tra và đưa vào danh sách “doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đăng ký”

Ví dụ:

Công ty TNHH TM Minh Long, thành lập tại Q.1, TP.HCM nhưng vì làm thủ tục gấp, chưa kịp in bảng hiệu → bị phạt 10 triệu sau khi thuế xuống kiểm tra định kỳ lần đầu.

Giải pháp:

• Làm bảng hiệu ngay sau khi có giấy phép kinh doanh
  
• Thông tin bắt buộc trên bảng hiệu: Tên công ty + Mã số thuế + Địa chỉ trụ sở
  

7. Chậm nộp tờ khai lệ phí môn bài

Dù doanh nghiệp có hoạt động hay không, sau khi thành lập vẫn phải nộp tờ khai lệ phí môn bài trong thời gian quy định. Nhiều doanh nghiệp không biết điều này hoặc quên, dẫn đến bị xử phạt. Đây là thủ tục bắt buộc dù công ty có hoạt động hay chưa.

Thời hạn nộp:

• Chậm nhất là ngày 30 tháng 1 năm kế tiếp năm thành lập
  (Ví dụ: Công ty thành lập ngày 15/10/2024 → hạn nộp: 30/01/2025)
  

Mức phạt:Theo Điều 8 Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn, mức phạt được quy định như sau:

Ví dụ:

Công ty CP ABC thành lập ngày 25/09/2023 nhưng không biết phải nộp tờ khai → đến tháng 3/2024 bị phạt 3.500.000 đồng + truy thu lệ phí 2 triệu.

8. Không thông báo tài khoản ngân hàng 

Theo quy định Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, sau khi mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, phải thực hiện thông báo tài khoản lên hệ thống đăng ký doanh nghiệp quốc gia (qua Cổng dịch vụ công hoặc nộp trực tiếp)

Hệ lụy:

• Không thể xuất hóa đơn GTGT
  
• Không thể nộp thuế điện tử
  
• Bị xử phạt hành chính

Mức phạt:

Theo Khoản 2 Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, hành vi không thông báo hoặc thông báo không đúng thời hạn nội dung đăng ký doanh nghiệp (bao gồm cả thông tin tài khoản ngân hàng) có thể bị phạt tiền từ 3.000.000 vnđ − 5.000.000 vnđ.

Ví dụ:

Một công ty thời trang online mở tài khoản ngân hàng Techcombank từ ngày 02/02 nhưng đến tháng 4 mới làm thông báo → Bị xử phạt 2 triệu vì quá hạn 60 ngày.

9. Chậm nộp thuế môn bài hoặc không kê khai thuế ban đầu

Sau khi hoàn tất tờ khai lệ phí môn bài, doanh nghiệp cần:

• Nộp tiền lệ phí môn bài đúng hạn
  
• Kê khai thuế ban đầu (tờ khai thuế GTGT, TNCN nếu có)
  

Nếu không thực hiện sẽ bị truy thu, phạt chậm nộp và ảnh hưởng điểm tín nhiệm thuế của doanh nghiệp.

Mức phạt nộp chậm:

• Tính theo công thức:
  Số tiền phạt = Số tiền nợ x 0.03% x số ngày chậm nộp
  

Ví dụ:

Doanh nghiệp có vốn điều lệ 5 tỷ đồng, lệ phí môn bài là 2.000.000 đồng. Nếu chậm nộp 100 ngày → phạt = 2.000.000 x 0.03% x 100 = 60.000 đồng

Tuy không số tiền không cao, nhưng nếu bị cơ quan thuế kiểm tra, sẽ ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp, bị đưa vào diện kiểm soát thường xuyên.

• Xem thêm: Dịch vụ thành lập công ty 

Việc nắm rõ và chủ động phòng tránh 9 sai lầm phổ biến khi thành lập công ty là chìa khóa giúp doanh nghiệp của bạn khởi sự thuận lợi, tránh được những rủi ro pháp lý và các khoản phạt không đáng có. 

Nếu bạn đang có bất kỳ vướng mắc hay cần giải đáp chuyên sâu hơn về các thủ tục, quy định pháp luật liên quan đến thành lập công ty, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Pháp Lý Trí Nguyên qua hotline: 0916.777.915 để được đội ngũ chuyên gia của chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng và hoàn toàn miễn phí!