9 sai lầm khi thành lập công ty, doanh nghiệp

Những sai lầm khi thành lập công ty thường xuất phát từ tâm lý chủ quan và thiếu kiến thức pháp lý, khiến doanh nghiệp mất thời gian, tốn chi phí, bị trả hồ sơ hoặc xử phạt không đáng có. Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ từ khâu chọn loại hình, đặt tên, đăng ký vốn điều lệ, mã ngành nghề, địa chỉ trụ sở đến hệ thống kế toán ban đầu. Với chủ doanh nghiệp đây là trách nhiệm tài sản, quyền kiểm soát, quản trị nội bộ.

Chọn sai loại hình công ty

Lỗi phổ biến là chọn theo thói quen, theo lời truyền miệng hoặc theo mẫu hồ sơ có sẵn, thay vì dựa trên mô hình kinh doanh thật. Luật Doanh nghiệp 2020 điều chỉnh các loại hình phổ biến như công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh và doanh nghiệp tư nhân. Mỗi mô hình có cơ chế pháp lý khác nhau về chủ sở hữu, thành viên, cổ đông, người đại diện theo pháp luật và phạm vi chịu trách nhiệm.

• Với công ty TNHH một thành viên, quyền quyết định tập trung vào một chủ sở hữu, phù hợp với chủ doanh nghiệp muốn kiểm soát hoạt động, chưa có nhu cầu chia cổ phần hoặc gọi vốn nhiều vòng.
• Với công ty TNHH hai thành viên trở lên, số lượng thành viên từ 2 đến 50, phù hợp với nhóm góp vốn có quan hệ hợp tác rõ, muốn kiểm soát việc chuyển nhượng phần vốn. Khi một thành viên muốn rút vốn, chuyển nhượng thường phải tuân thủ thứ tự ưu tiên cho thành viên còn lại.
• Với công ty cổ phần, doanh nghiệp có tối thiểu 3 cổ đông và có khả năng huy động vốn thuận lợi hơn thông qua phát hành cổ phần, phù hợp với doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng, gọi vốn, chia cổ phần cho nhà đầu tư, nhân sự chủ chốt hoặc chuẩn bị niêm yết trong tương lai. Nhưng công ty cổ phần cũng đòi hỏi quản trị bài bản hơn, vì quyền biểu quyết, cổ phần ưu đãi, chuyển nhượng cổ phần, hội đồng quản trị và đại hội đồng cổ đông đều cần được thiết kế chặt chẽ.

Không phải cứ đủ 3 người sáng lập mặc định chọn công ty cổ phần chỉ vì đủ số lượng cổ đông. Trong khi chưa có: thỏa thuận rõ về vesting cổ phần, quyền phủ quyết, cam kết làm việc, phương án xử lý khi một cổ đông rời dự án hoặc cơ chế mua lại cổ phần, tranh chấp có thể phát sinh rất sớm. Giấy phép thành lập công ty chỉ ghi nhận tư cách pháp lý, không tự thay thế được thỏa thuận quản trị giữa các bên.

Cũng không phải chọn thành lập công ty TNHH một thành viên vì thủ tục đơn giản, để sau vài tháng cần gọi vốn từ nhà đầu tư, doanh nghiệp lại phải chuyển đổi loại hình, sửa điều lệ, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp, điều chỉnh sổ sách góp vốn và xử lý thêm nhiều thủ tục liên quan.

Để chọn đúng loại hình công ty ngay từ đầu cần trả lời ba câu hỏi trước khi nộp hồ sơ: ai thực sự góp vốn, ai điều hành, công ty có cần gọi vốn trong 12-24 tháng tới hay không.

Đặt tên công ty sai quy định hoặc xung đột thương hiệu

Tên doanh nghiệp không chỉ để in trên giấy phép. Đây là định danh pháp lý, tài sản thương hiệu và điểm nhận diện trên hợp đồng, hóa đơn, website, tài khoản ngân hàng, hồ sơ thuế, hồ sơ bảo hiểm và giao dịch với đối tác.

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp không được đặt tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của công ty đã đăng ký, không được sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị  xã hội làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng khi chưa được chấp thuận; không được dùng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục.

• Sai lầm khi chỉ tra cứu tên trên Google rồi cho rằng tên chưa có ai dùng. Tên công ty phải được đối chiếu trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp là hệ thống chính thức phục vụ tra cứu và thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.
• Lỗi chỉ kiểm tra tên tiếng Việt, bỏ qua tên viết tắt và tên tiếng nước ngoài. Luật Doanh nghiệp 2020 coi nhiều trường hợp là gây nhầm lẫn, bao gồm tên đọc giống, tên viết tắt trùng, tên bằng tiếng nước ngoài trùng hoặc tên riêng chỉ khác bởi ký hiệu, số thứ tự, chữ cái.
• Nhầm lẫn giữa được cấp tên doanh nghiệp và an toàn về nhãn hiệu. Cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét tên theo quy định về đăng ký doanh nghiệp. Trong khi đó, nhãn hiệu là dấu hiệu dùng để phân biệt hàng hóa, dịch vụ của các tổ chức, cá nhân khác nhau. Cục Sở hữu trí tuệ có hệ thống tra cứu thông tin sở hữu công nghiệp, trong đó có nhãn hiệu.

Một công ty có thể được cấp tên doanh nghiệp, nhưng tên thương mại, logo hoặc nhãn hiệu lại trùng hoặc tương tự với nhãn hiệu đã được bảo hộ trong cùng nhóm sản phẩm, dịch vụ. Khi đó, rủi ro không chỉ là đổi tên trên giấy phép. Doanh nghiệp còn có thể phải thay bảng hiệu, tên miền, fanpage, bao bì, hồ sơ bán hàng, tài liệu truyền thông và hợp đồng đã ký.

Chẳng hạn, một công ty dịch vụ giáo dục chọn tên gần giống một thương hiệu đào tạo đã có trước. Hồ sơ đăng ký thành lập công ty có thể vượt qua vòng kiểm tra tên nếu chưa trùng trên hệ thống đăng ký kinh doanh. Nhưng khi hoạt động quảng cáo, sử dụng logo và tên gọi trên thị trường, công ty vẫn có nguy cơ bị khiếu nại về quyền sở hữu trí tuệ.

Cách xử lý là chuẩn bị ít nhất 3-5 phương án tên trước khi nộp hồ sơ. Mỗi phương án nên kiểm tra trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký công ty, tra cứu sơ bộ nhãn hiệu tại nguồn của Cục Sở hữu trí tuệ, kiểm tra tên miền và tài khoản mạng xã hội chính. Với ngành có kế hoạch xây dựng thương hiệu dài hạn, việc nộp đơn đăng ký nhãn hiệu nên được đưa vào kế hoạch ngay sau khi xác định tên.

Đăng ký vốn điều lệ theo cảm tính

Ghi vốn quá cao để tạo uy tín hoặc ghi quá thấp để giảm cảm giác rủi ro, trong khi chưa tính đến trách nhiệm góp vốn, năng lực tài chính, ngành nghề kinh doanh và kế hoạch vận hành. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, thành viên công ty TNHH và cổ đông công ty cổ phần thường phải góp đủ phần vốn hoặc thanh toán đủ số cổ phần đã cam kết trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, trừ một số thời gian liên quan đến vận chuyển, nhập khẩu hoặc thủ tục chuyển quyền sở hữu tài sản góp vốn.

Đăng ký vốn điều lệ 10 tỷ, 20 tỷ hoặc 50 tỷ đồng không làm doanh nghiệp tự động uy tín hơn. Con số này là cam kết pháp lý. Khi phát sinh tranh chấp, nghĩa vụ thanh toán, giải thể hoặc kiểm tra phần vốn góp, phần vốn đã đăng ký có thể trở thành căn cứ xem xét trách nhiệm của thành viên, cổ đông hoặc chủ sở hữu.

Cách xác định vốn điều lệ nên dựa trên bốn yếu tố: chi phí vận hành 6-12 tháng đầu, giá trị hợp đồng dự kiến, khả năng góp vốn thật của các bên và điều kiện vốn nếu ngành nghề có yêu cầu riêng. Với doanh nghiệp nhỏ trong lĩnh vực dịch vụ, mức vốn vừa phải, có khả năng góp đủ và ghi nhận đúng sổ sách thường an toàn hơn con số lớn nhưng không có cơ sở tài chính.

Hồ sơ nội bộ về góp vốn cần được chuẩn bị ngay từ đầu: điều lệ, danh sách thành viên hoặc cổ đông sáng lập, chứng từ chuyển tiền, biên bản góp vốn bằng tài sản, hồ sơ định giá tài sản nếu có, sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông.

Đăng ký ngành nghề kinh doanh thiếu, sai hoặc quá rộng

Với ngành nghề thông thường, doanh nghiệp có thể hoạt động sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và đáp ứng nghĩa vụ thuế, hóa đơn, kế toán. Với ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện, đăng ký mã ngành chưa đủ để được kinh doanh ngay. Doanh nghiệp còn phải đáp ứng điều kiện về giấy phép, chứng chỉ hành nghề, vốn, cơ sở vật chất, nhân sự chuyên môn, an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy, môi trường hoặc điều kiện khác theo pháp luật chuyên ngành.

Ví dụ: Một nhà hàng có phục vụ rượu, bia không thể chỉ xem mình là đơn vị dịch vụ ăn uống theo nghĩa thông thường. Một spa không thể chỉ ghi chung là chăm sóc sức khỏe mà bỏ qua các điều kiện liên quan đến dịch vụ làm đẹp, thẩm mỹ hoặc thiết bị sử dụng. Một trung tâm ngoại ngữ không chỉ thành lập công ty là xong, mà còn phải xử lý điều kiện về giáo dục theo quy định chuyên ngành.

Đăng ký quá nhiều ngành không liên quan cũng gây bất lợi. Hồ sơ doanh nghiệp nhìn thiếu tập trung, hệ thống kế toán khó phân loại doanh thu, đối tác hoặc nhà đầu tư có thể đặt câu hỏi về định hướng kinh doanh. Với ngành có điều kiện, ghi thêm mà không hiểu yêu cầu kèm theo có thể làm tăng rủi ro tuân thủ.

Cách xử lý là chia ngành nghề thành ba nhóm: ngành doanh thu chính trong 12 tháng đầu, ngành phụ trợ có liên quan trực tiếp, ngành dự kiến mở rộng trong 12-24 tháng. Không nên chọn ngành chỉ vì biết đâu sau này dùng. Khi mở rộng hoạt động, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục cập nhật ngành nghề trước khi triển khai.

Đặt trụ sở tại địa chỉ không phù hợp hoặc khó xác minh

Lỗi thường gặp là ghi địa chỉ thiếu số nhà, thiếu tầng, thiếu phòng, sai phường/xã sau khi thay đổi địa giới hành chính, hoặc thuê văn phòng nhưng hợp đồng không cho phép dùng làm trụ sở. Có trường hợp dùng địa chỉ của người quen, văn phòng ảo giá rẻ hoặc căn hộ chung cư chỉ có chức năng để ở. Khi cơ quan thuế xác minh không gặp doanh nghiệp, rủi ro khóa mã số thuế hoặc bị ghi nhận không hoạt động tại địa chỉ đăng ký có thể phát sinh.

Với căn hộ chung cư, Luật Nhà ở 2023 có quy định về việc sử dụng nhà ở đúng mục đích. Căn hộ chung cư để ở không được dùng làm trụ sở công ty, chỉ phần thương mại, văn phòng hoặc khu chức năng được phê duyệt trong tòa nhà hỗn hợp mới phù hợp để đăng ký kinh doanh.

Doanh nghiệp mới thường chọn địa chỉ theo tiêu chí tiết kiệm chi phí. Đây là nhu cầu hợp lý, nhưng tiết kiệm sai chỗ có thể làm gián đoạn hóa đơn, ngân hàng, thuế và hợp đồng. Một địa chỉ không nhận được thư, không có bảng hiệu, không có người đại diện tiếp nhận thông báo sẽ tạo rủi ro vận hành ngay từ tháng đầu.

Cách xử lý là kiểm tra công năng địa chỉ trước khi ký hợp đồng thuê. Nếu thuê văn phòng trong tòa nhà, nên yêu cầu tài liệu thể hiện phần diện tích được phép làm văn phòng. Nếu dùng nhà riêng, cần bảo đảm địa chỉ đầy đủ, có quyền sử dụng hợp pháp, có khả năng treo bảng hiệu và nhận công văn. Nếu dùng dịch vụ văn phòng chia sẻ, cần kiểm tra hợp đồng, cơ chế nhận thư, tiếp đoàn kiểm tra và nghĩa vụ thông báo khi có yêu cầu xác minh.

Một địa chỉ trụ sở tốt không nhất thiết phải đắt. Nhưng địa chỉ đó phải có thật, liên lạc được, đúng công năng và đủ hồ sơ chứng minh quyền sử dụng.

Không lập thỏa thuận góp vốn và điều lệ đủ chặt

Nhiều tranh chấp doanh nghiệp bắt đầu từ câu nói anh em tin nhau là chính. Khi mới thành lập công ty, các chủ doanh nghiệp tập trung vào sản phẩm, khách hàng và dòng tiền, ít dành thời gian thống nhất quyền biểu quyết, trách nhiệm góp vốn, quyền điều hành, lương của nhà sáng lập, sở hữu tài sản trí tuệ và kịch bản rút khỏi công ty. Nhưng trên thực tế, nhiều doanh nghiệp dùng mẫu điều lệ chung, chỉ thay tên công ty, địa chỉ, vốn điều lệ và thông tin thành viên. Mẫu này đủ để hoàn thiện hồ sơ đăng ký, nhưng thường không đủ để xử lý tranh chấp.

• Không quy định rõ ai góp tiền, ai góp tài sản, ai góp công sức. Pháp luật ghi nhận vốn góp bằng tài sản, nhưng công sức, quan hệ khách hàng, ý tưởng hoặc thời gian làm việc cần được lượng hóa và thỏa thuận riêng. Nếu không, người góp tiền có thể cho rằng mình chịu rủi ro tài chính lớn hơn, còn người vận hành lại cho rằng mình tạo doanh thu chính.
• không có cơ chế xử lý khi một thành viên không góp đủ vốn. Luật Doanh nghiệp đã có quy định về thời hạn góp vốn, nhưng nội bộ vẫn nên ghi rõ quyền mua phần vốn chưa góp, điều chỉnh tỷ lệ sở hữu, trách nhiệm bồi thường và nghĩa vụ cập nhật hồ sơ đăng ký doanh nghiệp khi cần.
• Không quy định quyền chuyển nhượng, với công ty TNHH, pháp luật có cơ chế ưu tiên cho thành viên hiện hữu, nhưng các bên vẫn nên thỏa thuận chi tiết hơn về giá chuyển nhượng, phương pháp định giá, thời hạn phản hồi, quyền mua lại và trường hợp chuyển nhượng cho đối thủ cạnh tranh. Với công ty cổ phần, cơ chế hạn chế chuyển nhượng cổ phần của cổ đông sáng lập và các thỏa thuận cổ đông cần được thiết kế phù hợp.
• Bỏ qua tài sản trí tuệ như tên thương hiệu, logo, mã nguồn, dữ liệu khách hàng, nội dung đào tạo, quy trình vận hành, thiết kế sản phẩm có thể là tài sản chính của startup. Nếu tài sản do một cá nhân tạo ra trước khi thành lập công ty, doanh nghiệp cần có hợp đồng chuyển giao hoặc thỏa thuận sử dụng rõ. Nếu không, khi cá nhân đó rời công ty, quyền sử dụng tài sản có thể bị tranh chấp.

Một bộ hồ sơ nội bộ nên có điều lệ được rà soát kỹ, thỏa thuận góp vốn hoặc thỏa thuận cổ đông, biên bản góp vốn, chứng từ góp vốn, quy chế tài chính, phân quyền ký hợp đồng, quy định sử dụng tài sản trí tuệ và cơ chế xử lý xung đột lợi ích. Với doanh nghiệp có nhà đầu tư, các nội dung như quyền ưu tiên mua, quyền phủ quyết, chống pha loãng, cam kết không cạnh tranh và bảo mật thông tin nên được xem xét sớm.

Nghĩ rằng có giấy phép là đã hoàn tất mọi việc

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp căn cứ xác lập tư cách pháp lý, nhưng không đồng nghĩa doanh nghiệp đã hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ sau thành lập.

• Sau khi được cấp giấy chứng nhận, doanh nghiệp cần treo tên tại trụ sở. Theo quy định xử phạt trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư, hành vi không gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính có thể bị phạt từ 30 triệu đồng đến 50 triệu đồng và buộc gắn tên doanh nghiệp theo quy định.
• Mở tài khoản ngân hàng, chuẩn bị hợp đồng với khách hàng, nhưng chưa làm bảng hiệu. Khi cơ quan thuế hoặc đơn vị quản lý đến xác minh, địa chỉ không có dấu hiệu hoạt động của công ty. Hệ quả là doanh nghiệp bị yêu cầu giải trình, chậm sử dụng hóa đơn, chậm ký hợp đồng hoặc phát sinh nguy cơ bị ghi nhận không hoạt động tại địa chỉ đăng ký.
• Doanh nghiệp mới thường phải thực hiện nhiều giao dịch điện tử: nộp hồ sơ thuế, đăng ký hóa đơn điện tử, ký tờ khai, giao dịch bảo hiểm xã hội, làm việc với ngân hàng hoặc ký hợp đồng điện tử. Chậm chuẩn bị chữ ký số đồng nghĩa nhiều việc bị dồn lại.

Riêng lệ phí môn bài từ ngày 01/01/2026, theo hướng dẫn được Cổng Thông tin điện tử Chính phủ đăng tải, người nộp thuế không phải nộp lệ phí môn bài đối với năm 2026 và các năm tiếp theo, đồng thời không phải nộp hồ sơ khai lệ phí môn bài cho giai đoạn này.

Sai lầm khi thành lập công ty theo thông tin cũ, chuẩn bị sai nghĩa vụ, hoặc ngược lại: vì nghe nói bỏ thuế môn bài nên tưởng mọi nghĩa vụ thuế ban đầu đều không còn. Trên thực tế, doanh nghiệp vẫn phải quan tâm thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân khi có trả lương, hóa đơn điện tử, sổ sách kế toán và nghĩa vụ báo cáo theo kỳ.

Cách xử lý là lập danh mục việc sau giấy phép theo thứ tự thời gian: bảng hiệu, chữ ký số, tài khoản ngân hàng, đăng ký thuế điện tử, lựa chọn đơn vị kế toán hoặc nhân sự kế toán, đăng ký hóa đơn điện tử, chuẩn bị hồ sơ lao động nếu có nhân viên, kiểm tra giấy phép con trước khi kinh doanh ngành có điều kiện.

Chậm đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử đúng thời điểm

Thiếu hóa đơn điện tử doanh nghiệp chưa thể ghi nhận đúng doanh thu, kê khai thuế và chứng minh chi phí hợp lệ của đối tác.

• Với khách hàng doanh nghiệp, hóa đơn là điều kiện để thanh toán hoặc ghi nhận chi phí. Nếu bên bán không xuất hóa đơn đúng thời điểm, dòng tiền có thể bị giữ lại, hợp đồng bị chậm nghiệm thu hoặc phát sinh tranh cãi về nghĩa vụ thuế.
• Chọn sai loại hóa đơn, sai thông tin người mua, sai thời điểm lập hóa đơn hoặc chưa hiểu quy định với hàng hóa, dịch vụ đặc thù. Với một số lĩnh vực như bán lẻ, ăn uống, vận tải, thương mại điện tử, xuất khẩu, dịch vụ thu tiền trước, quy định về thời điểm lập hóa đơn và dữ liệu truyền cơ quan thuế có thể khác nhau.
• Hóa đơn sai không chỉ là lỗi của kế toán. Người đại diện theo pháp luật, bộ phận bán hàng và bộ phận vận hành đều có liên quan vì thông tin hợp đồng, nghiệm thu, thanh toán và giao hàng phát sinh từ hoạt động kinh doanh. Cần phải xác định: ai tạo đề nghị xuất hóa đơn, ai kiểm tra thông tin khách hàng, ai đối chiếu hợp đồng và biên bản nghiệm thu, ai ký phát hành, ai lưu trữ chứng từ kèm theo. Với doanh nghiệp bán hàng số lượng lớn, nên chuẩn hóa mã hàng, tên dịch vụ, đơn vị tính, thuế suất và thời điểm xuất hóa đơn ngay từ đầu.
• Không lưu hồ sơ gốc đi kèm hóa đơn. Khi cơ quan thuế kiểm tra, doanh nghiệp cần có hợp đồng, báo giá, đơn đặt hàng, biên bản giao nhận, biên bản nghiệm thu, chứng từ thanh toán, phiếu xuất kho hoặc tài liệu chứng minh giao dịch thật. Thiếu hồ sơ nền có thể làm tăng rủi ro bị loại chi phí hoặc bị nghi ngờ giao dịch không có thật.

Doanh nghiệp nên thống nhất với kế toán về thời điểm xuất hóa đơn theo từng loại giao dịch, lập mẫu quy trình nội bộ và kiểm tra kỹ thông tin người mua trước khi phát hành. Với ngành có doanh thu thường xuyên, việc dùng phần mềm bán hàng kết nối hóa đơn điện tử sẽ giảm đáng kể lỗi thao tác.

Bỏ qua kế toán, thuế, lao động và bảo mật thông tin nội bộ

Sai lầm cuối cùng thường không xuất hiện trong hồ sơ thành lập công ty, nhưng lại ảnh hưởng lâu dài nhất. Nhiều công ty mới chỉ tập trung bán hàng, tìm khách, tuyển nhân sự, gọi vốn, nhưng chưa xây dựng hệ thống kế toán, thuế, lao động và bảo mật dữ liệu ngay từ đầu.

• Kế toán ghi nhận dòng tiền, doanh thu, chi phí, công nợ, tài sản, hàng tồn kho và nghĩa vụ tài chính. Nếu 6 tháng đầu không ghi nhận đúng, việc sửa lại sau này thường tốn chi phí hơn nhiều so với làm đúng từ đầu.
• Khi doanh thu tăng, việc phân biệt tiền cá nhân và tiền doanh nghiệp sẽ trở nên phức tạp. Góp vốn, cho vay, tạm ứng, hoàn ứng, thanh toán hộ, chia lợi nhuận đều cần chứng từ rõ. Nếu không, sổ sách kế toán dễ lẫn lộn và rủi ro thuế tăng lên.
• Tuyển nhân sự nhưng không chuẩn hóa hợp đồng lao động, thỏa thuận bảo mật, nội quy, quy chế lương thưởng và hồ sơ bảo hiểm. Với công ty nhỏ, nhân sự ban đầu thường kiêm nhiều vai trò, làm việc linh hoạt, có thể nhận lương cứng, thưởng doanh số, cổ phần hoặc quyền mua cổ phần. Nếu thỏa thuận không rõ, tranh chấp về lương, thưởng, dữ liệu khách hàng, tài khoản quảng cáo, mã nguồn hoặc tài sản công ty rất dễ phát sinh.
• Khi mới thành lập, tài khoản email, fanpage, domain, tài khoản quảng cáo, phần mềm quản lý khách hàng, ví thanh toán, tài khoản ngân hàng, chữ ký số có thể được giao cho một cá nhân quản lý. Nếu nhân sự đó nghỉ việc, tranh chấp hoặc không bàn giao, doanh nghiệp có thể mất quyền truy cập vào tài sản số quan trọng.
• Trước khi góp vốn, nhà đầu tư thường xem hồ sơ pháp lý, điều lệ, danh sách cổ đông, chứng từ góp vốn, hợp đồng lớn, báo cáo tài chính, nghĩa vụ thuế, lao động, tài sản trí tuệ và quyền sử dụng dữ liệu. Một công ty có doanh thu tốt nhưng hồ sơ nội bộ lộn xộn vẫn có thể bị định giá thấp hơn hoặc bị yêu cầu xử lý tồn đọng trước khi nhận vốn.

Nên thiết lập nền tảng vận hành ngay sau khi thành lập: mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, tách bạch dòng tiền cá nhân và công ty, thuê kế toán hoặc đơn vị kế toán có năng lực, lưu hợp đồng và chứng từ theo thư mục chuẩn, ban hành mẫu hợp đồng lao động, thỏa thuận bảo mật, quy chế phân quyền tài khoản số và quy trình bàn giao khi nhân sự nghỉ việc.

Doanh nghiệp càng nhỏ càng nên làm gọn, nhưng không nên làm tùy tiện. Một hệ thống nội bộ đơn giản, có chứng từ và có người phụ trách rõ sẽ giúp chủ doanh nghiệp kiểm soát rủi ro tốt hơn nhiều so với việc xử lý khi cơ quan thuế hoặc nhà đầu tư đặt câu hỏi.

Quy trình thành lập công ty nên đi theo hướng nào?

Một quy trình an toàn nên bắt đầu từ mô hình kinh doanh, không phải từ mẫu hồ sơ. Doanh nghiệp nên xác định sản phẩm, dịch vụ, nhóm khách hàng, người góp vốn, người điều hành, địa chỉ, vốn, ngành nghề và giấy phép chuyên ngành trước khi soạn hồ sơ.

1. Rà soát mô hình kinh doanh, doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, kinh doanh có điều kiện, nhận vốn nước ngoài, mở chi nhánh hay chỉ vận hành online sẽ có yêu cầu khác nhau.
2. Chọn loại hình doanh nghiệp, mục tiêu là tìm mô hình phù hợp với số lượng chủ sở hữu, nhu cầu kiểm soát, khả năng chuyển nhượng và kế hoạch gọi vốn.
3. Kiểm tra tên công ty và nhãn hiệu, tên nên được kiểm tra đồng thời ở hệ thống đăng ký doanh nghiệp, dữ liệu nhãn hiệu, tên miền và kênh truyền thông chính.
4. Xác định vốn điều lệ, con số này nên phản ánh khả năng góp vốn thật, kế hoạch kinh doanh và điều kiện pháp lý của ngành nghề.
5. Chọn ngành nghề, doanh nghiệp nên ghi đủ ngành chính và ngành phụ trợ, đồng thời đánh dấu nhóm ngành cần giấy phép con.
6. Kiểm tra trụ sở, địa chỉ phải rõ, có quyền sử dụng hợp pháp, nhận được công văn, treo được bảng hiệu và đúng công năng.
7. Soạn hồ sơ đăng ký thành lập công ty.
8. Nộp hồ sơ qua hệ thống đăng ký doanh nghiệp hoặc theo phương thức được cơ quan đăng ký kinh doanh áp dụng tại địa phương. Nghị định 01/2021/NĐ-CP cho phép đăng ký qua mạng thông tin điện tử, hồ sơ được xác thực bằng chữ ký số hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh theo quy định.
9. Xử lý việc sau giấy phép: bảng hiệu, chữ ký số, tài khoản ngân hàng, thuế điện tử, hóa đơn điện tử, kế toán, lao động, bảo hiểm, giấy phép con và hồ sơ nội bộ.

Quy trình chuẩn không làm thủ tục phức tạp hơn. Trái lại, nó giúp doanh nghiệp giảm sửa sai, giảm chi phí điều chỉnh và hạn chế rủi ro khi bắt đầu ký hợp đồng.

Thành lập công ty là bước khởi đầu của tư cách pháp lý doanh nghiệp. Sai lầm ở giai đoạn này thường không bộc lộ ngay, nhưng có thể gây hệ quả khi doanh nghiệp ký hợp đồng lớn, gọi vốn, quyết toán thuế, thay đổi cổ đông, mở rộng ngành nghề hoặc phát sinh tranh chấp nội bộ. Một hồ sơ thành lập công ty tốt không chỉ được cấp giấy chứng nhận. Hồ sơ đó phải giúp công ty vận hành được, xuất hóa đơn được, ký hợp đồng được, giải trình được và bảo vệ được quyền lợi của chủ sở hữu.