Thời điểm báo cáo thuế quý 3 sắp đến, có ý nghĩa vô cùng quan trọng, là cơ sở để cơ quan thuế đánh giá tính tuân thủ và để doanh nghiệp kiểm soát tình hình tài chính. Tuy nhiên, trên thực tế nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là các doanh nghiệp SME và doanh nghiệp mới thành lập, thường mắc các lỗi cơ bản khi lập báo cáo thuế. Những sai sót này không chỉ dẫn đến rủi ro bị xử phạt hành chính mà còn phát sinh chi phí ngoài dự kiến. Hãy cùng Pháp lý Trí Nguyên tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

I: 5 lỗi thường gặp và cách phòng tránh

1: Không kê khai đúng hạn hoặc bỏ sót hóa đơn đầu vào/ đầu ra

Đây là lỗi thường xuyên xảy ra, đặc biệt với doanh nghiệp mới chưa có nhiều kinh nghiệm về quản lý hóa đơn.

1.1: Nguyên nhân:

Doanh nghiệp chưa xây dựng quy trình quản lý hóa đơn chặt chẽ
Chưa có nhân sự theo dõi sát hạn nộp tờ khai thuế theo Luật Quản lý thuế
Lỗi thao tác khi kê khai online trên cổng thuế điện tử.

1.2: Hậu quả

Bị xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP với mức phạt từ 2 – 25 triệu đồng tùy mức độ vi phạm.
Nguy cơ bị loại trừ chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế, làm tăng số thuế phải nộp.
Ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp khi làm việc với cơ quan thuế.

1.3: Giải pháp

Thiết lập hệ thống nhắc hạn nộp tờ khai và báo cáo thuế.
Phân công nhân sự chịu trách nhiệm theo dõi hóa đơn đầu vào – đầu ra, đảm bảo không bỏ sót.
Sử dụng phần mềm kế toán có tích hợp với cổng hóa đơn điện tử để đồng bộ dữ liệu kịp thời.

2: Sai sót trong tính toán khấu trừ thuế GTGT và TNCN

Đây là lỗi thường gặp ở cả doanh nghiệp đã hoạt động lâu năm lẫn doanh nghiệp mới thành lập, bởi tính chất phức tạp của các quy định về thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN).

2.1. Nguyên nhân

Chưa nắm rõ điều kiện được khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo Điều 12 Luật Thuế GTGT 2008 (sửa đổi, bổ sung).
Lẫn lộn giữa khoản chi được khấu trừ và không được khấu trừ khi tính thuế TNCN.
Áp dụng sai tỷ lệ khấu trừ hoặc nhầm lẫn khi phân loại đối tượng lao động (thời vụ, hợp đồng dưới 3 tháng, cá nhân không cư trú…).
Hạn chế trong việc sử dụng phần mềm tính thuế, chủ yếu vẫn dựa vào tính toán thủ công.

2.2. Hậu quả

Doanh nghiệp bị loại trừ khấu trừ thuế GTGT, dẫn đến số thuế phải nộp tăng cao.
Truy thu thuế TNCN và tính lãi chậm nộp theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019.
Ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền, gây khó khăn cho hoạt động kinh doanh, đặc biệt với SME.
Mất uy tín khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.

2.3. Giải pháp

Đảm bảo mọi hóa đơn GTGT đầu vào đều hợp lệ: có hóa đơn điện tử, thanh toán không dùng tiền mặt với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.
Phân loại rõ đối tượng người lao động để áp dụng mức khấu trừ TNCN chính xác.
Thường xuyên rà soát, đối chiếu với quy định mới về thuế để cập nhật kịp thời.
Ứng dụng phần mềm kế toán – thuế để giảm thiểu sai sót tính toán thủ công.

3: Không đối chiếu số liệu với sổ phụ ngân hàng

Đối chiếu số liệu giữa sổ sách kế toán và sổ phụ ngân hàng là một bước quan trọng để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo thuế. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua hoặc thực hiện không thường xuyên, dẫn đến sai lệch số liệu.

3.1. Nguyên nhân

Doanh nghiệp chưa xây dựng quy trình đối chiếu định kỳ giữa sổ sách và ngân hàng.
Phụ thuộc hoàn toàn vào phần mềm kế toán, không kiểm tra lại dữ liệu thực tế.
Kế toán không cập nhật kịp thời các khoản phí ngân hàng, lãi vay, hoặc các giao dịch phát sinh ngoài dự kiến.
Doanh nghiệp sử dụng nhiều tài khoản ngân hàng khác nhau, gây khó khăn trong việc tổng hợp.

3.2. Hậu quả

Chênh lệch số liệu, dẫn đến báo cáo tài chính và báo cáo thuế sai lệch.
Nguy cơ bị cơ quan thuế đánh giá là doanh nghiệp kê khai thiếu trung thực.
Phát sinh chi phí không hợp lệ, không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Doanh nghiệp mất thời gian, công sức khi phải giải trình với cơ quan thuế trong các đợt thanh tra, kiểm tra.0

3.3. Giải pháp

Thiết lập quy trình đối chiếu định kỳ hàng tháng hoặc ít nhất hàng quý với sổ phụ ngân hàng.
Sử dụng công cụ/ phần mềm kế toán có tính năng kết nối trực tiếp với ngân hàng để cập nhật giao dịch tự động.
Lưu trữ biên bản đối chiếu và chứng từ kèm theo để làm căn cứ giải trình với cơ quan thuế.
Phân công rõ trách nhiệm cho kế toán tổng hợp và kế toán thuế trong việc kiểm tra số liệu.

4: Không lưu trữ và quản lý chứng từ thuế đúng cách

Chứng từ thuế là căn cứ pháp lý quan trọng để cơ quan thuế kiểm tra, xác minh tính hợp lệ của các khoản chi và nghĩa vụ thuế. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lại xem nhẹ việc lưu trữ và quản lý chứng từ, dẫn đến rủi ro khi quyết toán.

4.1. Nguyên nhân

Chứng từ được lưu trữ rời rạc, không theo hệ thống.
Doanh nghiệp chưa ứng dụng phần mềm quản lý hóa đơn – chứng từ điện tử.
Tâm lý chủ quan, cho rằng cơ quan thuế chỉ cần báo cáo tổng hợp mà không kiểm tra đến từng chứng từ gốc.
Nhân sự kế toán thường xuyên thay đổi, dẫn đến thất lạc tài liệu.

4.2. Hậu quả

Mất chứng từ hợp lệ, khiến nhiều khoản chi không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.
Nguy cơ bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về hành vi không cung cấp hoặc cung cấp chậm chứng từ.
Khó khăn trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế, kéo dài thời gian giải trình.
Ảnh hưởng uy tín và khả năng huy động vốn, do báo cáo tài chính thiếu tính minh bạch.

4.3. Giải pháp

Lập quy trình lưu trữ chứng từ khoa học: phân loại theo kỳ kế toán, loại thuế và loại chi phí.
Ứng dụng giải pháp lưu trữ chứng từ điện tử theo quy định của Luật Giao dịch điện tử và Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử.
Đào tạo nhân sự kế toán về kỹ năng quản lý và lưu trữ tài liệu.
Thực hiện kiểm kê, rà soát chứng từ định kỳ để đảm bảo tính đầy đủ và hợp lệ.

5: Thiếu sự cập nhật các quy định mới về thuế

Hệ thống pháp luật thuế tại Việt Nam thường xuyên được sửa đổi, bổ sung nhằm phù hợp với thực tiễn quản lý. Doanh nghiệp nếu không theo dõi sát sao sẽ dễ áp dụng sai quy định, dẫn đến vi phạm. Đây là lỗi phổ biến nhất ở các SME và doanh nghiệp mới thành lập, vốn không có bộ phận pháp chế hoặc kế toán chuyên sâu.

5.1. Nguyên nhân

Chỉ dựa vào thói quen kê khai theo kinh nghiệm cũ mà không tham khảo văn bản pháp luật mới.
Thiếu kênh thông tin chính thống để cập nhật kịp thời.
Chưa có sự phối hợp giữa kế toán, bộ phận quản lý và đơn vị tư vấn pháp lý.
Chủ doanh nghiệp tập trung vận hành kinh doanh, ít quan tâm đến thay đổi pháp luật.

5.2. Hậu quả

Áp dụng sai mức thuế suất GTGT, TNDN, TNCN dẫn đến kê khai thiếu chính xác.
Bỏ sót chính sách ưu đãi thuế mới, khiến doanh nghiệp mất cơ hội giảm chi phí hợp pháp.
Bị xử phạt hành chính và truy thu theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Ảnh hưởng đến chiến lược tài chính dài hạn do dự báo sai nghĩa vụ thuế.

5.3. Giải pháp

Thiết lập kênh cập nhật pháp lý thường xuyên: Cổng thông tin của Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính, và các công ty tư vấn pháp lý uy tín.
Tổ chức tập huấn nội bộ về các điểm mới trong luật thuế theo từng năm tài chính.
Sử dụng dịch vụ tư vấn thuế trọn gói để được chuyên gia hỗ trợ cập nhật và áp dụng đúng quy định.
Đưa việc rà soát chính sách mới thành một bước bắt buộc trong quy trình lập báo cáo thuế hàng quý.

Báo cáo thuế quý 3 là bước quan trọng để doanh nghiệp duy trì sự minh bạch, tuân thủ pháp luật và có phương án tối ưu chi phí hợp lý. Tuy nhiên đối với những doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc kê khai và quản lý thuế có thể dẫn đến những hậu quả lớn về tài chính lẫn uy tín.

>Xem ngay: Dịch vụ báo cáo thuế/ quyết toán thuế

Để hạn chế rủi ro và đảm bảo tuân thủ đúng quy định, doanh nghiệp đặc biệt là SME và đơn vị mới thành lập, nếu bạn có bất kỳ vướng mắc hay câu hỏi nào, đừng ngần ngại bình luận bên dưới hoặc liên hệ ngay hotline: 0916.777.915 để được hỗ trợ sớm nhất và hoàn toàn miễn phí!

LIÊN HỆ NGAY

📞Hotline: 0916.777.915

ĐỂ ĐƯỢC HỖ TRỢ NHANH NHẤT

II: Một số câu hỏi thường gặp về quyết toán thuế

Câu 1: Doanh nghiệp nộp chậm báo cáo thuế quý 3 sẽ bị phạt bao nhiêu?

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt có thể từ 2 – 25 triệu đồng tùy theo thời gian chậm nộp và mức độ vi phạm. Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải nộp đủ số thuế thiếu kèm tiền chậm nộp.

Câu 2: Doanh nghiệp cần nộp những loại tờ khai thuế nào trong báo cáo quý 3?

Thông thường, doanh nghiệp phải nộp tờ khai thuế GTGT, thuế TNCN (nếu có phát sinh khấu trừ), báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và tạm nộp thuế TNDN quý. Tùy loại hình, có thể thêm báo cáo khác như thuế tài nguyên hoặc thuế tiêu thụ đặc biệt. Doanh nghiệp cần rà soát kỹ để không bỏ sót loại thuế phải khai.

Câu 3: Thời hạn nộp báo cáo thuế quý 3 là khi nào?

Theo Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn nộp tờ khai thuế quý 3 chậm nhất là ngày 30/10 hằng năm. Nếu rơi vào ngày nghỉ, hạn sẽ được tính lùi sang ngày làm việc tiếp theo. Doanh nghiệp nên chuẩn bị và nộp sớm để tránh nghẽn hệ thống thuế điện tử.

Câu 4: Nếu kế toán làm sai tờ khai thuế quý 3 thì có thể điều chỉnh không?

Có. Doanh nghiệp có thể lập tờ khai bổ sung, điều chỉnh để khắc phục sai sót theo quy định tại Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019. Tuy nhiên, nếu sai sót dẫn đến thiếu số thuế phải nộp, doanh nghiệp sẽ phải nộp bổ sung kèm tiền chậm nộp.

Câu 5: Doanh nghiệp nhỏ có thể tự nộp báo cáo thuế quý 3 qua mạng không?

Có. Hiện nay, toàn bộ tờ khai thuế đều được nộp qua Cổng thông tin Thuế điện tử ( thuedientu.gdt.gov.vn ). Tuy nhiên, doanh nghiệp cần có chữ ký số hợp lệ và cài đặt phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK). Với SME chưa có kế toán chuyên trách, thuê dịch vụ kế toán vẫn an toàn hơn.