Sự khác nhau giữa chi nhánh công ty và văn phòng đại diện

Chi nhánh công ty hay văn phòng đại diện, trong quá trình mở rộng hoạt động kinh doanh, nhiều doanh nghiệp đứng trước quyết định, đắn đo không biết nên lựa chọn mô hình nào. Mặc dù cả hai đều là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, nhưng chúng có những điểm khác biệt cơ bản về chức năng, quyền hạn và nghĩa vụ pháp lý. Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan, so sánh và đưa ra lời khuyên giúp doanh nghiệp đưa ra lựa chọn phù hợp nhất.

I. Chi nhánh công ty

Theo Khoản 1, Điều 44 Luật Doanh Nghiệp 2020, chi nhánh công ty là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền.

1. Đặc điểm pháp lý:

• Không có tư cách pháp nhân độc lập: Chi nhánh không phải là một pháp nhân riêng biệt mà là một phần của pháp nhân doanh nghiệp. Mọi hoạt động của chi nhánh đều dưới danh nghĩa và chịu trách nhiệm của doanh nghiệp.
• Có con dấu và tài khoản ngân hàng riêng: Chi nhánh được phép có con dấu riêng và mở tài khoản ngân hàng riêng để phục vụ hoạt động kinh doanh.
• Được thực hiện chức năng kinh doanh: Chi nhánh được quyền thực hiện các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ theo ngành nghề đã đăng ký của doanh nghiệp.
• Hạch toán phụ thuộc hoặc độc lập: Chi nhánh có thể hạch toán phụ thuộc (doanh nghiệp mẹ quản lý toàn bộ tài chính) hoặc hạch toán độc lập (chi nhánh tự quản lý tài chính và nộp thuế riêng).

2. Chức năng và nhiệm vụ:

• Thực hiện các hoạt động kinh doanh, sản xuất, dịch vụ như doanh nghiệp mẹ.
• Ký kết hợp đồng, giao dịch với khách hàng và đối tác dưới danh nghĩa doanh nghiệp.
• Tuyển dụng lao động, quản lý nhân sự.
• Thực hiện nghĩa vụ thuế và các nghĩa vụ tài chính khác (tùy thuộc vào hình thức hạch toán).

II. Văn phòng đại diện

Theo Khoản 2, Điều 44 Luật Doanh Nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

1. Đặc điểm pháp lý:

• Không có tư cách pháp nhân độc lập: Tương tự chi nhánh, văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân.
• Không được thực hiện chức năng kinh doanh: Đây là điểm khác biệt cốt lõi. Văn phòng đại diện không được trực tiếp thực hiện các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ để tạo ra lợi nhuận.
• Có con dấu riêng: Văn phòng đại diện được phép có con dấu riêng.
• Không có tài khoản ngân hàng riêng: Văn phòng đại diện thường không mở tài khoản ngân hàng riêng để giao dịch kinh doanh.

2. Chức năng và nhiệm vụ:

• Thực hiện chức năng giao dịch, liên hệ với khách hàng, đối tác.
• Tìm hiểu thị trường, nghiên cứu và phát triển sản phẩm.
• Hỗ trợ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mẹ (ví dụ: tiếp nhận thông tin, giới thiệu sản phẩm).
• Không được ký kết hợp đồng, không được xuất hóa đơn, không được trực tiếp thu tiền.

Như vậy, mặc dù cùng là đơn vị phụ thuộc, nhưng chi nhánh và văn phòng đại diện có những vai trò và quyền hạn rất khác biệt. Để làm rõ hơn những điểm này, chúng ta sẽ cùng đi sâu vào phân tích sự khác nhau giữa hai loại hình.

III. Sự khác nhau giữa chi nhánh công ty và văn phòng đại diện

Bảng so sánh chi tiết: 

IV. Doanh nghiệp nên chọn chi nhánh hay văn phòng đại diện?

Việc lựa chọn giữa chi nhánh và văn phòng đại diện phụ thuộc vào mục tiêu và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp tại địa điểm mới:

• Chọn Chi nhánh khi:
  • Doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô kinh doanh, trực tiếp sản xuất, bán hàng, cung cấp dịch vụ tại địa phương mới.
  • Cần một đơn vị có quyền tự chủ cao hơn trong hoạt động kinh doanh và tài chính.
  • Dự kiến tạo ra doanh thu và lợi nhuận trực tiếp từ địa điểm mới.
  • Muốn tối ưu hóa việc quản lý và hạch toán thuế cho từng khu vực. 
• Chọn Văn phòng đại diện khi:
  • Doanh nghiệp chỉ muốn thăm dò thị trường, tìm kiếm đối tác, khách hàng tiềm năng mà chưa muốn trực tiếp kinh doanh.
  • Cần một địa điểm để giao dịch, liên hệ, quảng bá hình ảnh doanh nghiệp mà không phát sinh hoạt động kinh doanh trực tiếp.
  • Muốn tiết kiệm chi phí vận hành và thủ tục pháp lý ban đầu (thường đơn giản hơn chi nhánh).
  • Chỉ cần một địa điểm để hỗ trợ các hoạt động của doanh nghiệp mẹ (ví dụ: trung tâm bảo hành, chăm sóc khách hàng).

V. Những lưu ý khi thành lập chi nhánh hoặc văn phòng đại diện

1. Hồ sơ thành lập:

• Chi nhánh:
  • Thông báo thành lập chi nhánh.
  • Bản sao hợp lệ Quyết định và Biên bản họp về việc thành lập chi nhánh của chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông.
  • Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của doanh nghiệp.
  • Bản sao hợp lệ Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu của người đứng đầu chi nhánh.
  • Giấy tờ chứng minh địa điểm đặt chi nhánh (hợp đồng thuê, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất…).
• Văn phòng đại diện:
  • Thông báo thành lập văn phòng đại diện.
  • Bản sao hợp lệ Quyết định và Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện.
  • Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của doanh nghiệp.
  • Bản sao hợp lệ Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện.
  • Giấy tờ chứng minh địa điểm đặt văn phòng đại diện.

2. Thủ tục đăng ký:

• Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài Chính nơi đặt chi nhánh/văn phòng đại diện.
• Thời gian xử lý hồ sơ thường là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
• Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện, cần thực hiện các thủ tục sau:
  • Khắc dấu và thông báo mẫu dấu.
  • Mua chữ ký số (đối với chi nhánh hạch toán độc lập).
  • Mở tài khoản ngân hàng (đối với chi nhánh).
  • Kê khai và nộp thuế môn bài.
  • Treo biển hiệu tại trụ sở chi nhánh/văn phòng đại diện.

3. Nghĩa vụ sau thành lập:

• Chi nhánh:
  • Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về thuế (thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân…) theo quy định.
  • Báo cáo tài chính định kỳ (đối với chi nhánh hạch toán độc lập).
  • Báo cáo tình hình sử dụng lao động, đóng bảo hiểm xã hội.
• Văn phòng đại diện:
  • Nộp thuế môn bài (nếu có).
  • Nộp thuế thu nhập cá nhân cho người lao động.
  • Không phải nộp báo cáo tài chính.

• Xem thêm: Dich vụ thành lập chi nhánh công ty
• Xem thêm: Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện

Tóm lại, chi nhánh và văn phòng đại diện là hai mô hình mở rộng hoạt động phổ biến, nhưng sự khác biệt về chức năng, quyền hạn và nghĩa vụ pháp lý là rất rõ ràng. Việc lựa chọn đúng mô hình sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động và tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp. Hy vọng những thông tin trong bài viết này sẽ giúp doanh  nghiệp có cái nhìn toàn diện và đưa ra quyết định sáng suốt nhất cho chiến lược phát triển của mình. 

Nếu bạn đang có vướng mắc, hoặc bất kỳ câu hỏi nào hãy bình luận ngay bên dưới, hoặc liên hệ ngay hotline: 0916.777.915 để được hỗ trợ sớm nhất và hoàn toàn miễn phí.

VI. Một số câu hỏi thường gặp

Câu 1. Doanh nghiệp có thể thành lập nhiều chi nhánh/ văn phòng đại diện không?

Có, doanh nghiệp có thể thành lập nhiều chi nhánh và văn phòng đại diện tại nhiều tỉnh, thành phố khác nhau hoặc ngay trong cùng một tỉnh, thành phố.

Câu 2. Người đứng đầu chi nhánh/ văn phòng đại diện có cần là thành viên/ cổ đông của công ty không?

Không bắt buộc. Người đứng đầu chi nhánh/văn phòng đại diện có thể là người lao động được doanh nghiệp bổ nhiệm, miễn là đáp ứng các điều kiện theo quy định của pháp luật.

Câu 3. Chi nhánh/ văn phòng đại diện có cần vốn điều lệ không?

Chi nhánh và văn phòng đại diện không có vốn điều lệ riêng. Vốn hoạt động của chúng là một phần vốn của doanh nghiệp mẹ.

Câu 4. Có thể chuyển đổi từ văn phòng đại diện sang chi nhánh không?

Có thể. Doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục chuyển đổi văn phòng đại diện thành chi nhánh bằng cách nộp hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

Câu 5. Văn phòng đại diện có được phép tuyển dụng lao động không?

Văn phòng đại diện được phép tuyển dụng lao động để thực hiện các chức năng được giao (ví dụ: nhân viên hành chính, nghiên cứu thị trường). Tuy nhiên, các hoạt động này không nhằm mục đích kinh doanh trực tiếp.